In den strukturierten Datenbanken von ERP- oder CRM-Systemen sind Personendaten unkompliziert identifizierbar. Bei Datenquellen wie Fileservern, CMS, DMS, Wikis oder E-Mail-Systemen, in denen viele unstrukturierte Daten abgelegt sind, ist es dagegen eine grosse Herausforderung, sie aufzuspüren. Unternehmen wissen oft gar nicht, welche nDSG-relevanten Dateien sie dort überhaupt gespeichert haben und wo genau sie sich befinden.
Mit dem iFinder von IntraFind können sie dieses Problem lösen. Die intelligente Such- und Analysesoftware ermöglicht es ihnen, alle internen Datenbestände gezielt nach Informationen wie Namen, Geburtsdaten, Adressen, Telefonnummern oder E-Mail-Adressen zu durchsuchen und alle Verzeichnisse und Dateien aufzulisten, die solche Informationen enthalten. Sie bekommen einen umfassenden Überblick über alle vorhandenen Personendaten und können sie mit einem nachgelagerten Tool des iFinder gesetzeskonform weiterbehandeln: sei es durch einfaches Verschieben, Löschen, Kopieren oder die Aufnahme in ihr nDSG-gemässes Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten oder über die Weiterbehandlung der identifizierten Dokumente und Inhalte über Freigabe-Workflows, um die Dokumentensteuerung durchgängig und nachvollziehbar zu administrieren.
Darüber hinaus haben sie mit dem iFinder auch die Möglichkeit, gezielt sämtliche nDSG-relevanten Informationen zu ermitteln, die sie zu einer bestimmten Person gespeichert haben. Bei Auskunftsbegehren sind sie so binnen Minuten auskunftsfähig. Sie können ihrem Datenschutzberater sofort eine entsprechende Liste übergeben und dadurch die gesetzlichen Fristen für die Erteilung der Auskünfte problemlos einhalten.
Der iFinder ist bereits vortrainiert und kaltstartfähig. Alle in der nDSG-aufgeführten Personendaten sind bereits im iFinder hinterlegt. Die zusätzliche Anpassung der Software an individuelle Inhalte wie etwa Kundenvertragsnummern ist problemlos möglich. Die Software bringt über 80 Konnektoren zur Anbindung der unterschiedlichsten Datenquellen mit, kann mehr als 600 Dokumentenformate verarbeiten und unbegrenzte Datenmengen analysieren. Sie steht Unternehmen als On-Premises-Variante oder auch als Cloud-Service in einem ISO-27001-zertifizierten Rechenzentrum zur Verfügung. Für die Betreuung von Schweizer Kunden verfügt IntraFind mit den Partnern Projektas und DTI über ein starkes Netzwerk, die kompetent die Umsetzung vor Ort durchführen. Dies umfasst sowohl die fachliche Beratung als auch die Installation / Inbetriebnahme der iFinder nDSG-Lösung.
„Mit unserem Tool agieren Unternehmen datenschutzkonform und übersehen nichts“, erklärt IntraFind-Vorstand Franz Kögl. „Sie werden bei allen nDSG-relevanten Datenmanagement-Prozessen unterstützt und haben die Sicherheit, dass in ihren umfangreichen unstrukturierten Dateiablagen keine bösen Überraschungen schlummern. Sie können belegen, dass sie ihren gesetzlichen Pflichten mit einer fortschrittlichen Analyselösung nachkommen und reduzieren damit auch ihre Haftungsrisiken.“
Das neue Datenschutzgesetz (nDSG) der Schweiz tritt am 1. September 2023 ohne Übergangsfrist in Kraft. Es stärkt die Rechte von Bürgerinnen und Bürgern im Digitalzeitalter und hebt den Datenschutz auf ein mit den EU-Staaten vergleichbares Niveau. Das Gesetz betrifft Unternehmen in der Schweiz sowie ausländische Unternehmen, die in der Schweiz tätig sind oder deren Datenverarbeitung sich auf die Schweiz auswirkt.
Mehr Informationen unter www.intrafind.ch
