24.10.2016 | Blog 5 Gründe für eine Suche in PDM Systemen

Produktdaten und produktrelevante Informationen entstehen in fast allen Bereichen eines Unternehmens und werden von fast allen Abteilungen benötigt. Die Werkstatt braucht Aussagen, welche Schrauben in einer Baugruppe verwendet werden dürfen, in der PR-Abteilung eines Autobauers ist eine Anfrage eines Kunden zum Thema gesundheitsgefährdende Stoffe in den verwendeten Kunststoffen oder im Lederbezug des Lenkrads zu beantworten.

Oftmals fügen Mitarbeiter im Laufe des Entstehungszyklus eines Produkts weitere Daten hinzu. Der hohe Grad an Vernetzung der Produktdaten aufgrund steigender Produktkomplexität und die Forderung nach zuverlässiger Bereitstellung von Daten über den gesamten Lebenszyklus hinweg, stellen Verantwortlichen im Bereich Produktdatenmanagement vor große Herausforderungen.

Nicht nur der Informationsbedarf nimmt zu, die Entwicklungszyklen werden immer kürzer und Unternehmen sind gezwungen, schnelle Antworten auf komplexe Fragestellungen zu finden.

Wie kann sichergestellt werden, dass im Bedarfsfall die benötigten Daten vollständig und in adäquat aufbereiteter Form beim Adressaten landen? Gibt es überhaupt den EINEN Ort, an dem sich alle benötigten Informationen befinden? Ist sichergestellt, dass wirklich alle produktrelevanten Informationen dort zusammen kommen? Wer entscheidet, was produktrelevant ist? Das Marketing benötigt z.B. zum Thema Lenkrad andere Informationen als die Produktionsplanung.

Oberste Priorität kommt der Bereitstellung von Normen, Versuchsberichten, Änderungsmitteilungen und den technischen Dokumentationen zu. Idealerweise sind mindestens diese Informationen in einem PDM System in aktueller Form vorhanden.

Zusätzlich gibt es in jedem Unternehmen weitere, häufig sehr hilfreiche Information z.B. aus Gesprächsprotokollen, Informationen aus Krisensitzungen, Beschwerde- und Belobigungsschreiben, Serviceberichten oder Kommentaren zu Reparaturanleitungen. WIKIS Einträge, E-Mails oder Diskussionsforen sind ebenfalls durchaus hilfreiche und wichtige Informationsquellen, um die eine oder andere Fragestellung schneller und umfassend beantworten zu können.

Einbindung aller relevanten Datenquellen

PDM Systeme lassen eine wesentliche Funktion vermissen: Es existiert meist kein Ranking. Bei der Suche muss der User unter Umständen große Listen durchsuchen und jedes Ergebnis einzeln prüfen. Hierdurch wird wertvolle Arbeitszeit verschwendet.
Manche Systeme bieten überhaupt keine intelligenten Filter und Selektionsmechanismen an, was die Suche nicht gerade erleichtert.
Selten kann man sich darauf verlassen, dass angezeigte Informationen wirklich vollständig und aktuell sind, die Anwender können sich eigentlich nie so 100-prozentig sicher sein, ob sie auch wirklich alle relevanten Informationen gefunden haben. Das Ganze ist dann noch dazu zeitraubend und zeigt auf, dass Informationsgewinnung ein echter Kostenfaktor ist.
In der Praxis ist nicht automatisch gewährleistet, dass wichtige Informationen, die die Produkte betreffen, automatisch auch im PDM System landen. Oft sind z.B. die Prozesse für die Zulieferung überhaupt nicht genau definiert und man läuft als PDM Verantwortlicher sozusagen den Daten hinterher.  

Werden dann tatsächlich mal schnell irgendwelche Informationen benötigt, geht die Suche erst richtig los. Müssen dann noch andere Datenquellen mit unterschiedlichen Abfragemechanismen in die Suche mit einbezogen werden, wird es schwierig. 

Wie bekommt man nun die Informationen aus den unterschiedlichen Quellen zusammen, natürlich unter Einhaltung der individuell geregelten, manchmal sehr komplexen Zugriffsberechtigungen?

Die Lösung liegt im Aufsetzen einer übergreifenden Suche, an die sowohl das PDM System, als auch die diversen anderen Datenquellen angeschlossen werden.

Dadurch wird sichergestellt, dass die Anwender auf Informationen aus verschiedenen Datenquellen zugreifen können, egal ob z.B. Intranet, Filesystem oder einer  Bibliotheksapplikation.

Einfache Bedienung auch für fachfremde Kollegen

Ein weiterer Vorteil: Mitarbeitern, die nicht den ganzen Tag mit PDM Systemen zu tun haben, kann man über eine intuitiv bedienbare Oberfläche mit durchgängiger, einheitlicher Bediensystematik mehr Suchkomfort bieten. Das komplizierte Bedienen eines PDM Systems wird somit umgangen, Berührungsängste gehen verloren, die Zahl der User und die Nutzung des Systems steigen sprunghaft an. Auch die Einarbeitung neuer Kollegen kann dadurch  deutlich vereinfacht werden.

Nicht zuletzt lassen sich durch die Integration der Suche in das PDM System neue Nutzerkreise erschließen, die nicht mehr auf Spezialisten angewiesen sind, sondern durchaus selbst in der Lage sind, Recherchen durchzuführen.
Natürlich lässt sich so ein Suchsystem auch genau andersrum nutzen, nämlich zum Auffinden von Spezialisten.

In der Praxis zeigt sich, dass die PDM Systeme durch die Hinzunahme einer komfortablen Suche eine ganz neue Akzeptanz erfahren. Das liegt daran, dass das System nun einfacher zu bedienen ist.

Vollständige Trefferliste nach Relevanzkriterien

Nutzer erhalten eine übersichtliche Trefferliste und können davon ausgehen, dass diese auch vollständig ist und sie können über diese angezeigten Treffer direkt auf ihre gefundenen Dokumente und Informationen zugreifen. Wichtig ist dabei natürlich die Einhaltung der individuellen Zugriffsrechte. Das funktioniert übrigens auch mit der Autovervollständigung bei der Eingabe eins Suchworts. Auch das ist rechtegeprüft!

Die Trefferliste wird nach Relevanzkriterien gebildet, die über ein PDM System überhaupt nicht zu Verfügung gestellt werden könnte. Intelligente Filtermechanismen als Facetten und Suchfilter erleichtern dem User nochmals das weitere schnelle Eingrenzen.

Die Suche funktioniert natürlich auch über mehrsprachigen Content hinweg.

Linguistische Funktionalitäten wie Kompositazerlegung

Das Herzstück einer guten Suchmaschine ist die linguistische Aufbereitung des Index. Dadurch lassen sich qualitativ hochwertige und vollständige Suchergebnisse erzielen. Suchen Mitarbeiter beispielsweise nach der Beschreibung einer Ölablassschraube, wollen sie  vielleicht auch die Dokumente schnell finden, die Informationen über die „Abdichtung an der Ölwanne mit einer Schraube“ enthalten.

Zusätzliche Mehrwerte ergeben sich durch die Einbeziehung von branchen- und firmenspezifischen Ausdrücken und Synonymen. Man kann also mit einem Klick Suchanfragen erweitern, Vorschläge dafür liefert zum Beispiel ein firmen- oder branchenspezifischer Thesaurus - oder im einfachsten Fall eine selbst erstellte Liste mit Akronymen über häufige firmeninterne Abkürzungen.

Mehr Ergebnisse dank semantischer Suche

Die semantische Suche schlägt weitere Suchterme vor, die in engem Zusammenhang mit ihrem eigentlichen Suchwort stehen. Dadurch lässt sich ebenfalls die Trefferliste schnell minimieren.

Die gefundenen Dokumente lassen sich als Favoriten kennzeichnen und in einem separaten Bereich speichern.  

Eine Wissenslandkarte ermöglicht zudem eine Suche, ohne dafür Suchwort eingeben zu müssen. Hier werden Metadaten dynamisch gefiltert und die potentielle Treffermenge eingegrenzt.

Fazit

Durch eine professionelle Enterprise Search Lösung kann die Suche in PDM-Systemen mit einfachen Mitteln verbessert und effizienter gestaltet werden. Informations- und Wissensschätze bleiben dadurch nicht in irgendwelchen Ordnern oder Laufwerken verborgen, sondern können gezielt gefunden und genutzt werden. Dank der vielfältigen Anbindungsmöglichkeiten an unterschiedliche Systeme findet der Mitarbeiter auch die Daten, die nicht direkt im PDM-System hinterlegt sind – seien es Einträge aus Wikis, Mails oder anderen Systemen. Die Autocomplete-Funktion macht es möglich, dass der Nutzer auch dann die richtigen Begriffe findet, wenn er sich vertippt. Die integrierte Rechteverwaltung gewährleistet zudem, dass Abteilungen nur auf die Dokumente zugreifen können, die sie berechtigt sind zu sehen.