20.02.2018 | Blog Legal Tech Software

Ob aktualisierte Gesetzesnormen oder neue Gerichtsentscheidungen – Juristen aus Anwaltskanzleien oder Unternehmensrechtsabteilungen sind besonders mit einer wachsenden Informationsflut konfrontiert. Bei ihren Entscheidungen müssen Fachjuristen stets die aktuelle Gesetzeslage kennen, ansonsten wird das Urteil schnell anfechtbar oder ist unter Umständen nicht rechtskräftig. Im kommenden Jahr zählen beispielsweise die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder das geänderte Bilanzierungsverfahren von Leasingverträgen nach IFRS16 zu den größten Herausforderungen für Unternehmen.  

Der Arbeitsalltag in Rechtsabteilungen ist immernoch stark schriftbasiert und Dokumentenlastig. Akten liegen meist nur in Papierform vor. Zwar nutzen einige Kanzleien inzwischen eine spezielle Kanzleisoftware und speichern auch Informationen wie Aktennummer oder Aktenverkauf auf dem PC, ein zentrales Dokumenten Management System (DMS) ist dabei oftmals aber nicht im Einsatz. Möchte der Fachjurist auf bestimmte Textpassagen oder Klauseln zurückgreifen, bleibt ihm der Griff in den Aktenschrank selten erspart.

Warum Wissensmanagement für Kanzleien wichtig ist

Die Suche nach Dokumenten raubt Mitarbeitern in Anwaltskanzleien etwa 20 Prozent der täglichen Arbeitszeit. Anwälte greifen bei sich wiederholenden Themen und Verfahren, wie beispielsweise Bußgeldverfahren, gerne auf alte Akten zurück. Dabei müssen sie genau wissen, um welchen Vorgang es sich handelt.

Einige Kanzleien betreiben schon ein Kanzleimanagement, indem sie Musterdokumente und Checklisten für bestimmte Verfahren digital aufbereiten und bereitstellen. Das erleichtert nicht nur die Arbeit für die Mitarbeiter, die auf vergangene Vorgänge zugreifen können, sondern auch die Einarbeitung neuer Kollegen.  

Auch das Monitoring bestimmter Webseiten und Fachquellen ist wichtig um zu prüfen, ob sich bestimmte Richtlinien oder Gesetze geändert haben. Anwaltskanzleien, die sich auf ein Themengebiet spezialisieren und bei den aktuellsten Entwicklungen auf dem neusten Stand sind, gewinnen nicht zuletzt mehr Vertrauen bei ihren Mandanten. Das hilft ihnen auch, sich gegenüber dem Wettbewerb besser zu positionieren und Mandanten langfristig an sich zu binden, weil sie ihre Klienten professioneller beraten können.

Legal Tech: Software für Fachjuristen

Für ein effizientes Wissensmanagement müssen Kanzleien geeignete Rahmenbedingungen schaffen, damit Mitarbeiter ihr Wissen teilen. Zum einen muss die entsprechende Bereitschaft vorhanden sein. Zum anderen kann die IT-Infrastruktur dabei helfen. Dazu gehören beispielsweise spezielle Knowledge Tools wie Wissensdatenbanken, digitale Vertragsmuster, Checklisten oder eine Auflistung von standardisierten Aktenvermerken. Die Verknüpfung solcher Tools mit externen Rechtsinformationsdatenbanken ist ebenfalls hilfreich. Auch andere juristische Online-Angebote wie Newsletter oder Rechtsdatenbanken gewinnen immer mehr an Bedeutung.

Datenbanken können ebenfalls dabei helfen, Wissen gezielt zu verteilen. Mitarbeiter können darüber ihre gesammelten Erfahrungen eintragen und sie systematisch bewerten. Dazu gehören beispielsweise Aspekte wie die zugehörigen Mandanten, der Verfahrensverlauf, Recherchemethoden oder die eingesetzten Personalressourcen. Diese Erkenntnisse können Anwälte in eine Datenbank einpflegen und allen Kollegen zugänglich machen.  

Contract Analyzer als übergreifende Kanzleisoftware

Unter der Marke AnalyzeLaw bietet die IntraFind Software AG spezielle Produkte und Lösungen an, die Fachjuristen ihren Arbeitsalltag erleichtern. Der iFinder5 elastic eignet sich als Enterprise Search Anwendung für die übergreifende Suche in strukturierten und unstrukturierten Daten. Durch die Anbindung von sämtlichen relevanten Datenquellen können Fachjuristen über eine zentrale Benutzeroberfläche gezielt nach Informationen wie Verträgen oder Dokumenten suchen.

Als weiteres Produkt von AnalyzeLaw erkennt der Contract Analyzer als Vertragsanalysesoftware wesentliche Inhalte und Klauseln in Verträgen, wie beispielsweise den Vertragswert, Vertragsparteien oder das Vertragsdatum. In einem übersichtlichen Dashboard sieht der Anwalt auf einem Blick die wichtigsten Passagen und kann diese bearbeiten, kommentieren und auch an andere Kollegen weiterleiten. Der Change Analyzer crawlt Inhalte von externen Datenquellen, wie beispielsweise juristischen Webseiten, so dass der Jurist immer auf dem neusten Stand bleibt.