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Kollegen im Gang

Wie Behörden von Enterprise Search und Künstlicher Intelligenz profitieren können

Die Digitalisierung stellt die öffentliche Verwaltung vor neue Herausforderungen, denn Mitarbeiter müssen täglich mit großen Mengen von Daten umgehen.
Hier kommt KI-basierte Enterprise Search ins Spiel: eine intelligente Such-Software kann selbst in Milliarden von Dokumenten schnell die relevanten Informationen finden und analysieren. Auch wenn diese auf unterschiedlichen Systemen verteilt sind, ist das kein Problem für eine professionelle Suchmaschine.
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Digitalisierung für die Öffentliche Verwaltung

Die Integration einer professionellen Suchlösung über die gesamte Organisation hinweg bringt viele Vorteile und unterstützt Verwaltungsmitarbeiter bei der Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben.

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Suchfeld Laptop

Anbindung an viele verschiedene Systeme

Unsere Enterprise Search Lösung iFinder ist eine intuitiv anwendbare, intelligente Suche sie unterstützt Benutzer, Inhalte in großen Datenmengen zu finden. Dabei ist es egal, ob die Daten in Fachanwendungen, auf internen Servern, in der Cloud, in Wikis oder innerhalb von E-Mail-Systemen und Datenbanken liegen.

Das Format spielt keine Rolle: der iFinder kann in Sekundenschnelle hunderte unterschiedliche Dateiformate indizieren und für Recherchen nutzbar machen. Darunter auch gescannte Dokumente sowie PDFs, Audio- und Videofiles.

Der iFinder ist bis dato die einzige Enterprise Search-Lösung, die über einen zertifizierten NetApp-Push-Konnektor verfügt. Durch ihn werden Änderungen von Dokumenten auf NetApp-Filesystemen ohne langwieriges Crawling sofort verarbeitet. Erfahren Sie mehr.

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Frau im Büro

Smarte Such-Software optimiert Prozesse

Mit Machine Learning trainierte und lernfähige Algorithmen unterstützen Mitarbeiter im öffentlichen Dienst besonders bei der Optimierung von Standardprozessen und Routineaufgaben, zum Beispiel:

  • automatisierte Prüfung von Antragsunterlagen, die über ein Kunden- oder Bürgerportal eingereicht werden, auf Stimmigkeit und Vollständigkeit:
    Die Antragssteller erhalten bereits während der Dateneingabe Hinweise, wenn Unterlagen korrigiert oder ergänzt werden müssen.
     
  • Themenerkennung und Sortierung von Dokumenten:
    So lassen sich etwa eingehende E-Mails automatisiert analysieren und inhaltsbezogen zur Beantwortung weiterleiten beziehungsweise automatische Antworten mit weiterführenden Informationen senden.
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Rechtegeprüfte Suche - Screenshot

Rechtegeprüfte Suche

Die strikte Einhaltung aller Benutzerrechte ist in der öffentlichen Verwaltung eine wichtige Anforderung an IT-Lösungen: Ein smartes Enterprise-Suchsystem regelt den Zugriff auf sensible Dokumente durch differenzierte Such- und Berechtigungsprofile.

Auf diesem Weg können Verwaltungen ausschließen, dass Daten in falsche Hände geraten - denn jeder Benutzer sieht nur exakt die Daten, für die er berechtigt ist.

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Justitia

Personenbezogene Daten stets im Blick

Nicht zuletzt unterstützt eine solche Such- und Analysesoftware Behörden auch bei der Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Die Software identifiziert datenquellenübergreifend alle Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten und ermöglicht damit:

  • eine schnelle und vollständige Beantwortung von Auskunftsersuchen sowie
  • eine problemlose Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen

Für eine Moderne Verwaltung: Ihre Vorteile mit Enterprise Search & KI Made in Germany

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Icon Erfahrung

Innovatives Wissensmanagement: der iFinder lässt sich separat oder integriert in übergeordneten Plattformen wie dem Intranet oder Portalen nutzen

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Icon Cloud

Skalierbarkeit: der iFinder wächst mit dem Datenbestand mit und kann selbst Datenbestände von Milliarden Dokumenten auswerten

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Icon Checkhaken

Mandantenfähigkeit: der iFinder kann zentral installiert und administriert werden und beliebig viele Standorte oder Ämter einer Behörde bedienen

KI optimiert und beschleunigt Prozesse

3 Beispiel-Anwendungsfälle für einen effektiven Einsatz von KI am Beispiel einer Bundesbehörde
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Checkhaken

Frag die eAkte: Durch eine intuitive Benutzeroberfläche (conversational UI) wird der Zugriff auf in den Akten gespeicherten Informationen erleichtert.

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Icon Checkhaken

Zusammenfassung von Dokumenten: Große Mengen an Dokumenten können automatisiert zusammengefasst werden

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Checkhaken

Vermerkassistent: Vermerke werden automatisch erstellt und Inhalte zusammengefasst, die auf mehreren Quell-Dokument und Textfragmenten basieren

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Icon Checkhaken

Question Answering für organisatorische Anfragen: Oft gestellt Fragen werden automatisch beantwortet

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Frau mit oranger Bluse vor Laptop

Download: Daten in der öffentlichen Verwaltung managen

Broschüre herunterladen
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Zwei Kollegen im Gespräch

Webcast: KI in der öffentlichen Verwaltung

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Enterprise Search Checkliste zum Download

Download: Checkliste für Ihr Enterprise Search-Projekt

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Case Studies: Diese Behörden setzen auf den iFinder

Unsere Enterprise Search Lösungen sind bereits bei mehreren Bundesämtern, Landeskriminalämtern, Landesverwaltungen und Regionalträgern der Deutschen Rentenversicherung im Einsatz.
„Mit der iFinder-Suche konnten wir alle Anforderungen an ein modernes Wissensportal erfüllen:
einfache Nutzung und schnelle, aktuelle Ergebnisse mit qualitätsgesicherten Inhalten– so macht Recherchieren Spaß!“

Michael Kirsch

Stellvertretender Hauptgeschäftsführer der BG BAU, Geschäftsführer Präventionsforum+
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„Die Software iFinder hat uns durch ihre Leistungsfähigkeit überzeugt.
IntraFind konnte zudem durch ressourcenschonende Anforderungen an die Hardware punkten und bot insgesamt das beste Preis-/ Leistungsverhältnis.“

Dr. Sebastian Wanka

Wissenschaftlicher Mitarbeiter / Projektleiter BGE
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Bibliothek Atrium
"Das Hauptargument für den iFinder waren die vielfältigen Funktionen. Außerdem verfügte IntraFind bereits über umfangreiche Erfahrung mit der Umsetzung von großen Projekten."

Matthias Schöppe

Projektleiter
NOW IT (Deutsche Rentenversicherung, Nord Ost West Informationstechnik)
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IntraFind Case Study: NOW IT
„Besonders die Linguistik-Funktionen im iFinder haben uns begeistert. Bei der Suche bekommen wir alle relevanten Ergebnisse angezeigt und übersehen nichts mehr.“

Danijel Slankovic

Teamleiter IT Betrieb
Evangelisches Werk für Diakonie und Entwicklung (EWDE)
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Aufnahme Hände aus der Nähe
 

IntraFind - Ihr Partner für mehr Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung

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Ihr persönlicher Ansprechpartner:

Markus Hirsch

 

Markus Hirsch
Senior Sales Manager, IntraFind Software AG
 

 

Markus Hirsch begleitet seit mehr als 30 Jahren Unternehmen und Organisationen auf dem Weg zur Einführung unternehmensweiter Software Lösungen und bei der Umsetzung beratungsintensiver und komplexer digitaler Projektvorhaben. Als Senior Sales Manager der IntraFind Software AG ist er in vielen nationalen und internationalen Projekten zur Einführung von Enterprise Search Lösungen engagiert, bei denen oft auch das Thema „personenbezogener Daten“ ein wichtiger Aspekt der Informationssuche und -analyse ist.

 

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