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Wie Behörden von Enterprise Search und Künstlicher Intelligenz profitieren können
Die Digitalisierung stellt die öffentliche Verwaltung vor neue Herausforderungen, denn Mitarbeiter müssen täglich mit großen Mengen von Daten umgehen.
Hier kommt KI-basierte Enterprise Search ins Spiel: eine intelligente Such-Software kann selbst in Milliarden von Dokumenten schnell die relevanten Informationen finden und analysieren. Auch wenn diese auf unterschiedlichen Systemen verteilt sind, ist das kein Problem für eine professionelle Suchmaschine.
Hier kommt KI-basierte Enterprise Search ins Spiel: eine intelligente Such-Software kann selbst in Milliarden von Dokumenten schnell die relevanten Informationen finden und analysieren. Auch wenn diese auf unterschiedlichen Systemen verteilt sind, ist das kein Problem für eine professionelle Suchmaschine.
Digitalisierung für die Öffentliche Verwaltung
Die Integration einer professionellen Suchlösung über die gesamte Organisation hinweg bringt viele Vorteile und unterstützt Verwaltungsmitarbeiter bei der Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben.
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Anbindung an viele verschiedene Systeme
Unsere Enterprise Search Lösung iFinder ist eine intuitiv anwendbare, intelligente Suche – sie unterstützt Benutzer, Inhalte in großen Datenmengen zu finden. Dabei ist es egal, ob die Daten in Fachanwendungen, auf internen Servern, in der Cloud, in Wikis oder innerhalb von E-Mail-Systemen und Datenbanken liegen.
Das Format spielt keine Rolle: der iFinder kann in Sekundenschnelle hunderte unterschiedliche Dateiformate indizieren und für Recherchen nutzbar machen. Darunter auch gescannte Dokumente sowie PDFs, Audio- und Videofiles.
Der iFinder ist bis dato die einzige Enterprise Search-Lösung, die über einen zertifizierten NetApp-Push-Konnektor verfügt. Durch ihn werden Änderungen von Dokumenten auf NetApp-Filesystemen ohne langwieriges Crawling sofort verarbeitet. Erfahren Sie mehr.
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Smarte Such-Software optimiert Prozesse
Mit Machine Learning trainierte und lernfähige Algorithmen unterstützen Mitarbeiter im öffentlichen Dienst besonders bei der Optimierung von Standardprozessen und Routineaufgaben, zum Beispiel:
- automatisierte Prüfung von Antragsunterlagen, die über ein Kunden- oder Bürgerportal eingereicht werden, auf Stimmigkeit und Vollständigkeit:
Die Antragssteller erhalten bereits während der Dateneingabe Hinweise, wenn Unterlagen korrigiert oder ergänzt werden müssen.
- Themenerkennung und Sortierung von Dokumenten:
So lassen sich etwa eingehende E-Mails automatisiert analysieren und inhaltsbezogen zur Beantwortung weiterleiten beziehungsweise automatische Antworten mit weiterführenden Informationen senden.
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Rechtegeprüfte Suche
Die strikte Einhaltung aller Benutzerrechte ist in der öffentlichen Verwaltung eine wichtige Anforderung an IT-Lösungen: Ein smartes Enterprise-Suchsystem regelt den Zugriff auf sensible Dokumente durch differenzierte Such- und Berechtigungsprofile.
Auf diesem Weg können Verwaltungen ausschließen, dass Daten in falsche Hände geraten - denn jeder Benutzer sieht nur exakt die Daten, für die er berechtigt ist.
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Personenbezogene Daten stets im Blick
Nicht zuletzt unterstützt eine solche Such- und Analysesoftware Behörden auch bei der Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Die Software identifiziert datenquellenübergreifend alle Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten und ermöglicht damit:
- eine schnelle und vollständige Beantwortung von Auskunftsersuchen sowie
- eine problemlose Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen
Für eine Moderne Verwaltung: Ihre Vorteile mit Enterprise Search & KI Made in Germany
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Innovatives Wissensmanagement: der iFinder lässt sich separat oder integriert in übergeordneten Plattformen wie dem Intranet oder Portalen nutzen
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Skalierbarkeit: der iFinder wächst mit dem Datenbestand mit und kann selbst Datenbestände von Milliarden Dokumenten auswerten
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Mandantenfähigkeit: der iFinder kann zentral installiert und administriert werden und beliebig viele Standorte oder Ämter einer Behörde bedienen
KI optimiert und beschleunigt Prozesse
3 Beispiel-Anwendungsfälle für einen effektiven Einsatz von KI am Beispiel einer Bundesbehörde
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Frag die eAkte: Durch eine intuitive Benutzeroberfläche (conversational UI) wird der Zugriff auf in den Akten gespeicherten Informationen erleichtert.
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Zusammenfassung von Dokumenten: Große Mengen an Dokumenten können automatisiert zusammengefasst werden
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Vermerkassistent: Vermerke werden automatisch erstellt und Inhalte zusammengefasst, die auf mehreren Quell-Dokument und Textfragmenten basieren
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Question Answering für organisatorische Anfragen: Oft gestellt Fragen werden automatisch beantwortet
Case Studies: Diese Behörden setzen auf den iFinder
Unsere Enterprise Search Lösungen sind bereits bei mehreren Bundesämtern, Landeskriminalämtern, Landesverwaltungen und Regionalträgern der Deutschen Rentenversicherung im Einsatz.
„Mit der iFinder-Suche konnten wir alle Anforderungen an ein modernes Wissensportal erfüllen:
einfache Nutzung und schnelle, aktuelle Ergebnisse mit qualitätsgesicherten Inhalten– so macht Recherchieren Spaß!“
einfache Nutzung und schnelle, aktuelle Ergebnisse mit qualitätsgesicherten Inhalten– so macht Recherchieren Spaß!“
Michael Kirsch
Stellvertretender Hauptgeschäftsführer der BG BAU, Geschäftsführer Präventionsforum+
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„Die Software iFinder hat uns durch ihre Leistungsfähigkeit überzeugt.
IntraFind konnte zudem durch ressourcenschonende Anforderungen an die Hardware punkten und bot insgesamt das beste Preis-/ Leistungsverhältnis.“
IntraFind konnte zudem durch ressourcenschonende Anforderungen an die Hardware punkten und bot insgesamt das beste Preis-/ Leistungsverhältnis.“
Dr. Sebastian Wanka
Wissenschaftlicher Mitarbeiter / Projektleiter BGE
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"Das Hauptargument für den iFinder waren die vielfältigen Funktionen. Außerdem verfügte IntraFind bereits über umfangreiche Erfahrung mit der Umsetzung von großen Projekten."
Matthias Schöppe
Projektleiter
NOW IT (Deutsche Rentenversicherung, Nord Ost West Informationstechnik)
NOW IT (Deutsche Rentenversicherung, Nord Ost West Informationstechnik)
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„Besonders die Linguistik-Funktionen im iFinder haben uns begeistert. Bei der Suche bekommen wir alle relevanten Ergebnisse angezeigt und übersehen nichts mehr.“
Danijel Slankovic
Teamleiter IT Betrieb
Evangelisches Werk für Diakonie und Entwicklung (EWDE)
Evangelisches Werk für Diakonie und Entwicklung (EWDE)
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IntraFind - Ihr Partner für mehr Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung
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Vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch und profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung mit Kunden aus der Öffentlichen Verwaltung.
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Ihr persönlicher Ansprechpartner:
Markus Hirsch
Senior Sales Manager, IntraFind Software AG
Markus Hirsch begleitet seit mehr als 30 Jahren Unternehmen und Organisationen auf dem Weg zur Einführung unternehmensweiter Software Lösungen und bei der Umsetzung beratungsintensiver und komplexer digitaler Projektvorhaben. Als Senior Sales Manager der IntraFind Software AG ist er in vielen nationalen und internationalen Projekten zur Einführung von Enterprise Search Lösungen engagiert, bei denen oft auch das Thema „personenbezogener Daten“ ein wichtiger Aspekt der Informationssuche und -analyse ist.
