

Wie Behörden von Enterprise Search und Künstlicher Intelligenz profitieren können
Hier kommt KI-basierte Enterprise Search ins Spiel: eine intelligente Such-Software kann selbst in Milliarden von Dokumenten schnell die relevanten Informationen finden und analysieren. Auch wenn diese auf unterschiedlichen Systemen verteilt sind, ist das kein Problem für eine professionelle Suchmaschine.
Digitalisierung für die Öffentliche Verwaltung
Die Integration einer professionellen Suchlösung über die gesamte Organisation hinweg bringt viele Vorteile und unterstützt Verwaltungsmitarbeiter bei der Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben.

Anbindungsmöglichkeit an viele verschiedene Systeme
Unsere Enterprise Search Lösung iFinder ist eine intuitiv anwendbare, intelligente Suche – sie unterstützt Benutzer dabei, beliebige Inhalte in großen Datenmengen zu finden. Dabei ist es egal, ob die Daten in Fachanwendungen, auf internen Servern, in der Cloud, in Wikis oder innerhalb von E-Mail-Systemen und Datenbanken liegen.
Auch das Format spielt praktisch keine Rolle: der iFinder kann in Sekundenschnelle hunderte unterschiedliche Dateiformate indizieren und für Recherchen nutzbar machen. Darunter auch gescannte Dokumente sowie PDFs, Audio- und Videofiles.

Smarte Such-Software optimiert Prozesse
Mit Machine Learning trainierte und lernfähige Algorithmen unterstützen Mitarbeiter im öffentlichen Dienst besonders bei der Optimierung von Standardprozessen und Routineaufgaben, zum Beispiel:
- automatisierte Prüfung von Antragsunterlagen, die über ein Kunden- oder Bürgerportal eingereicht werden, auf Stimmigkeit und Vollständigkeit:
Die Antragssteller erhalten bereits während der Dateneingabe Hinweise, wenn Unterlagen korrigiert oder ergänzt werden müssen.
- Themenerkennung und Sortierung von Dokumenten:
So lassen sich etwa eingehende E-Mails automatisiert analysieren und inhaltsbezogen zur Beantwortung weiterleiten beziehungsweise automatische Antworten mit weiterführenden Informationen senden.

Rechtegeprüfte Suche
Die strikte Einhaltung aller Benutzerrechte ist in der öffentlichen Verwaltung eine wichtige Anforderung an IT-Lösungen: Ein smartes Enterprise-Suchsystem regelt den Zugriff auf sensible Dokumente durch differenzierte Such- und Berechtigungsprofile.
Auf diesem Weg können Verwaltungen ausschließen, dass Daten in falsche Hände geraten - denn jeder Benutzer sieht nur exakt die Daten, für die er berechtigt ist.

Personenbezogene Daten stets im Blick
Nicht zuletzt unterstützt eine solche Such- und Analysesoftware Behörden auch bei der Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
Die Software identifiziert datenquellenübergreifend alle Dokumente, die personenbezogene Daten enthalten und ermöglicht damit:
- eine schnelle und vollständige Beantwortung von Auskunftsersuchen sowie
- eine problemlose Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Löschfristen
Ihre Vorteile mit Enterprise Search



Echtzeitsuche in NetApp-Filesystemen
Diese Behörden setzen auf den iFinder
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Franz Kögl
Vorstand, IntraFind Software AG
Manuel Brunner
Key Account Manager, IntraFind Software AG