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Moderne Verwaltung: mehr Effizienz durch Suche & Wissensmanagement mit KI
Die öffentliche Verwaltung steht vor zahlreichen Herausforderungen wie täglich wachsenden Datenmengen, dem Fachkräftemangel und dem Druck zur Digitalisierung.
Hier kommt KI-basierte Enterprise Search als mächtiges Werkzeug zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung ins Spiel.
Eine intelligente Such-Software findet selbst in Milliarden von Dokumenten, verteilt auf unterschiedlichste Systeme, schnell die relevanten Informationen, analysiert diese und stellt sie benutzerfreundlich bereit. In Kombination mit generativer KI eröffnen sich weitere Anwendungsmöglichkeiten wie die Erstellung von Textzusammenfassungen oder Antworten aus E-Akten.
Hier kommt KI-basierte Enterprise Search als mächtiges Werkzeug zur Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung ins Spiel.
Eine intelligente Such-Software findet selbst in Milliarden von Dokumenten, verteilt auf unterschiedlichste Systeme, schnell die relevanten Informationen, analysiert diese und stellt sie benutzerfreundlich bereit. In Kombination mit generativer KI eröffnen sich weitere Anwendungsmöglichkeiten wie die Erstellung von Textzusammenfassungen oder Antworten aus E-Akten.
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Intelligente Recherche in all Ihren Systemen
Unsere Enterprise Search Lösung iFinder ist intuitiv anwendbar und unterstützt Benutzer, Inhalte in großen Datenmengen zu finden und Antworten zu erhalten. Egal, ob die Daten in Fachanwendungen, auf internen Servern, in der Cloud, in Wikis, E-Mail-Systemen oder Datenbanken liegen.
Der iFinder kann in Sekundenschnelle hunderte unterschiedliche Dateiformate indizieren und für Recherchen nutzbar machen - darunter auch gescannte Dokumente, PDFs, Audio- und Videofiles.
Als einzige Enterprise Search-Lösung verfügt der iFinder über einen zertifizierten NetApp-Push-Konnektor. Durch ihn werden Änderungen von Dokumenten auf NetApp-Filesystemen ohne langwieriges Crawling sofort verarbeitet. Erfahren Sie mehr.
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Sichere und rechtegeprüfte Suche
Die strikte Einhaltung aller Benutzerrechte ist in der öffentlichen Verwaltung eine wichtige Anforderung an IT-Lösungen: Ein smartes Enterprise-Suchsystem regelt den Zugriff auf sensible Dokumente durch differenzierte Such- und Berechtigungsprofile.
Auf diesem Weg können Verwaltungen ausschließen, dass Daten in falsche Hände geraten - denn jeder Benutzer sieht nur exakt die Daten, für die er berechtigt ist.
Hohe Standards an Datensicherheit gelten selbstverständlich auch beim Einsatz von iFinder in Kombination mit Large Language Models (LLMs) und generativer KI. Nicht zuletzt unterstützt unsere Such- und Analysesoftware Behörden auch bei der Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).
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Wissensmanagement optimieren
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels unterstützt der iFinder Behörden bei der Informationsbereitstellung und schöpft die vorhandenen Wissensressourcen besser aus.
In Kombination mit generativer KI erleichtert die Software die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und macht das Wissen ausgeschiedener Experten zugänglich.
Feedback eines Behördenkunden:
"40% unserer Mitarbeitenden gehen in den kommenden 5 Jahren in Pension. Wir nutzen iFinder, um die drohenden Wissensverluste zu minimieren.“
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KI digitalisiert und beschleunigt Prozesse
Der iFinder unterstützt Mitarbeiter im öffentlichen Dienst bei der Optimierung von Standardprozessen und Routineaufgaben, zum Beispiel:
- automatisierte Prüfung von Antragsunterlagen und Dokumenten, die über ein Kunden- oder Bürgerportal eingereicht werden, auf Stimmigkeit und Vollständigkeit:
Die Antragssteller erhalten bereits während der Dateneingabe Hinweise, wenn Unterlagen korrigiert oder ergänzt werden müssen.
- Themenerkennung und Sortierung von Dokumenten:
So lassen sich etwa eingehende E-Mails automatisiert analysieren und inhaltsbezogen zur Beantwortung weiterleiten beziehungsweise automatische Antworten mit weiterführenden Informationen senden.
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Einsatz von KI und der EU AI Act
Suchmaschinen wie der iFinder, die Künstliche Intelligenz nutzen, müssen mit der neuen KI-Verordnung (AI Act) der EU konform sein. Für Behörden ist dies von entscheidender Bedeutung, da der EU AI Act sicherstellt, dass KI ethisch, transparent und sicher eingesetzt wird.
Dieser europäische Standard gewährleistet, dass behördliche Nutzer auf maximale Sicherheit und Effizienz der Lösungen in ihrem täglichen Betrieb vertrauen können.
Beispiele für einen effektiven Einsatz von generativer KI
Der iFinder ist in der Lage jedes LLM zu integrieren - sei es GPT von OpenAI, Luminous von Aleph Alpha oder OpenSource-Modelle.
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Frag die E-Akte: Durch eine intuitive Benutzeroberfläche wird der Zugriff auf in den Akten gespeicherten Informationen erleichtert
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Zusammenfassung von Dokumenten: Große Mengen an Dokumenten werden automatisiert, sicher und rechtegeprüft zusammengefasst
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Vermerkassistent: als Basis für einen Vermerk werden Inhalte automatisch zusammengefasst, die auf mehreren Quell-Dokumenten und Textfragmenten basieren können
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Chatbots & Question Answering für organisatorische Anfragen: Oft gestellte Fragen werden automatisch beantwortet
KI-basierte Enterprise Search Made in Germany
Das bietet Ihnen der iFinder
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Skalierbarkeit: der iFinder wächst mit dem Datenbestand mit und kann selbst Datenbestände von Milliarden Dokumenten auswerten
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Flexibilität: der iFinder lässt sich separat oder integriert in Plattformen wie dem Intranet oder Wissensmanagement-Portalen nutzen
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Mandantenfähigkeit: der iFinder kann zentral installiert und administriert werden und beliebig viele Standorte oder Ämter einer Behörde bedienen
Case Studies: Diese Behörden setzen auf den iFinder
Unsere Enterprise Search Lösungen sind bereits bei mehreren Bundesämtern, Landeskriminalämtern, Landesverwaltungen und Regionalträgern der Deutschen Rentenversicherung im Einsatz.
„Mit der iFinder-Suche konnten wir alle Anforderungen an ein modernes Wissensportal erfüllen:
einfache Nutzung und schnelle, aktuelle Ergebnisse mit qualitätsgesicherten Inhalten– so macht Recherchieren Spaß!“
einfache Nutzung und schnelle, aktuelle Ergebnisse mit qualitätsgesicherten Inhalten– so macht Recherchieren Spaß!“
Michael Kirsch
Stellvertretender Hauptgeschäftsführer der BG BAU, Geschäftsführer Präventionsforum+
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Hinter dem modernen "Digitalen Lesesaal" des Bundesarchivs steht der iFinder als Suchtechnologie.
In der ersten Ausbaustufe sind über 320.000 Filme online recherchierbar. Immer mehr Videos im Stream sowie Bilder, Töne und Dokumente sollen folgen.
In der ersten Ausbaustufe sind über 320.000 Filme online recherchierbar. Immer mehr Videos im Stream sowie Bilder, Töne und Dokumente sollen folgen.
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„Die Software iFinder hat uns durch ihre Leistungsfähigkeit überzeugt.
IntraFind konnte zudem durch ressourcenschonende Anforderungen an die Hardware punkten und bot insgesamt das beste Preis-/ Leistungsverhältnis.“
IntraFind konnte zudem durch ressourcenschonende Anforderungen an die Hardware punkten und bot insgesamt das beste Preis-/ Leistungsverhältnis.“
Dr. Sebastian Wanka
Wissenschaftlicher Mitarbeiter / Projektleiter BGE
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"Das Hauptargument für den iFinder waren die vielfältigen Funktionen. Außerdem verfügte IntraFind bereits über umfangreiche Erfahrung mit der Umsetzung von großen Projekten."
Matthias Schöppe
Projektleiter
NOW IT (Deutsche Rentenversicherung, Nord Ost West Informationstechnik)
NOW IT (Deutsche Rentenversicherung, Nord Ost West Informationstechnik)
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„Besonders die Linguistik-Funktionen im iFinder haben uns begeistert. Bei der Suche bekommen wir alle relevanten Ergebnisse angezeigt und übersehen nichts mehr.“
Danijel Slankovic
Teamleiter IT Betrieb
Evangelisches Werk für Diakonie und Entwicklung (EWDE)
Evangelisches Werk für Diakonie und Entwicklung (EWDE)
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IntraFind - Ihr Partner für mehr Digitale Souveränität der Öffentlichen Verwaltung
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Vereinbaren Sie ein Beratungsgespräch und profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung mit Kunden aus der Öffentlichen Verwaltung.
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Ihr persönlicher Ansprechpartner:
Manuel Brunner
Partner Manager & Business Development
Manuel Brunner begleitet seit mehr als 30 Jahren Unternehmen und Organisationen auf dem Weg zur Einführung unternehmensweiter Software Lösungen und bei der Umsetzung beratungsintensiver und komplexer digitaler Projektvorhaben.
