Durch den alltäglichen Umgang mit Anwendungen wie ChatGPT & Co steigt auch im beruflichen Umfeld die Erwartungshaltung an moderne Recherchetechnologien. Viele - insbesondere jüngere - Mitarbeitende nutzen generative KI längst routiniert, um schnell und unkompliziert an Informationen zu gelangen. Anstelle langer Handbücher oder Regelwerke bevorzugen sie kompakte, leicht zugängliche Inhalte. Im privaten Bereich greifen sie selbstverständlich auf Chatbots oder kurze YouTube-Erklärvideos zurück, anstatt eine lange Gebrauchsanleitung zu durchforsten.
Übertragen auf das berufliche Umfeld heißt das: Ein idealer Counterpart ist ein KI-Assistent des Arbeitgebers, an den (neue) Mitarbeitende ihre Fragen richten können und der ihnen kurze, verlässliche Antworten gibt – ergänzt durch Hinweise auf passende Quellen für weiterführende Informationen. Das erforderliche Wissen ist schnell zugänglich, es fällt den Nachwuchsmitarbeitenden leichter, sich einzuarbeiten und die Behörde profitiert davon.
Denn organisatorisches Wissen und Prozesswissen, das die Mitarbeitenden für ihre Arbeit benötigen, ist zum einen verteilt auf diverse interne Quellen wie Laufwerke, Wikis, Intranet und Datenbanken. Zum anderen gibt es aber auch externe Datenquellen und Informationsportale zu relevanten Vorschriften und Gesetzen.
Als neuer Mitarbeitender muss man erstmal wissen, dass es bestimmte Infos überhaupt gibt, wo diese liegen und ob sie aktuell sind. Und dann muss man unter Umständen erst einmal lange lesen, um schließlich zur gesuchten Information zu gelangen. Bei der Wissensübermittlung ist man zudem auf die Unterstützung und das Engagement der Kolleginnen und Kollegen angewiesen.
Ein KI-gestützter Onboarding-Assistent wie der iAssistant trägt wesentlich dazu bei, den Einstieg in den Behördenalltag zu erleichtern. Implementiert eine Behörde einen solchen Assistenten, steht er neuen Mitarbeitenden jederzeit zur Verfügung, beantwortet Fragen zu internen Abläufen wie Zuständigkeiten und Dienstwegfragen und verweist gezielt auf weiterführende Informationen – z. B. in Verwaltungsvorschriften, internen Handbüchern oder einschlägigen Gesetzen und Verordnungen. Statt sich mühsam durch unterschiedliche Dokumente zu kämpfen, erhalten neue Beschäftigte gezielte, kontextbezogene Informationen – kompakt aufbereitet, leicht verständlich und mit Quellenverweis zur vertiefenden Lektüre. Zudem können sie Fragen an gefundene Dokumente stellen und sich per Chat Schritt für Schritt zur gewünschten Information führen zu lassen.
So entsteht ein niederschwelliger Zugang zu Verwaltungswissen, das im normalen Einarbeitungsprozess oft erst über Wochen oder Monate hinweg erschlossen wird.
Ein weiterer Vorteil: Die KI kann mehrsprachig arbeiten. Gerade in Behörden mit internationalem Personal oder im grenzüberschreitenden Verwaltungskontext hilft diese Funktion, Sprachbarrieren abzubauen und sich schneller zurechtzufinden. Gleichzeitig dient der Assistent als digitaler Wissensspeicher, indem er das Know-how langjähriger Mitarbeitender sichert – beispielsweise in Form gesammelter, ggf. sogar kuratierter oder bewerteter Antworten auf häufig gestellte Fragen oder strukturierter Zugriffsmöglichkeiten auf bestehende Fachinformationen. Damit bleibt wertvolles Erfahrungswissen auch nach dem Ausscheiden erfahrener Kollegen nutzbar.
Im Alltag beantwortet der Assistent typische Fragen wie:
„Wie beantrage ich Telearbeit?“ – „Was muss ich einer Online-Stellenausschreibung beachten?“ – „Wie werden Schriftstücke intern versandt, die nicht auf postalischem Weg verschickt werden können?“ - „Wo finde ich den Urlaubsantrag oder ein Dienstreisenformular?“ - „Für welche Anlässe kann ich Sonderurlaub nehmen?“ - „Welche Vorschrift gilt für das Verfahren X?“ – „Wer ist für Bereich Y zuständig?“
Statt auf Rückfragen bei Kollegen angewiesen zu sein, finden neue Mitarbeitende selbstständig Antworten – direkt, verständlich und auf die jeweilige Behörde zugeschnitten.
Für Personalverantwortliche bedeutet das:
Gerade im Zuge des demografischen Wandels, bei wachsendem Fachkräftemangel und steigender Fluktuation sind solche digitalen Hilfsmittel ein pragmatischer Schritt, um Verwaltungswissen effizient zu vermitteln – ohne die Einarbeitung zu überfrachten oder zusätzliche Ressourcen zu binden. Der Einsatz eines Onboarding-Assistenten kann damit nicht nur den Einstieg erleichtern, sondern langfristig die Leistungsfähigkeit und Attraktivität der Verwaltung als Arbeitgeber stärken.
