04.07.2023 | News Daran merken Unternehmen, dass es höchste Eisenbahn für Enterprise Search ist

Verträge, Rechnungen, Anträge, Angebote, Berichte, Präsentationen und E-Mails – verteilt über Filesysteme, Unternehmensportale, Wikis und Cloud-Plattformen: Der Datendschungel in Unternehmen wächst und wächst und keiner blickt mehr durch. Das macht sich an allen Ecken und Enden bemerkbar. IntraFind beschreibt fünf Situationen, die eindeutig zeigen, dass Unternehmen mit ihren eigenen Informationen heillos überfordert sind.

1. Der Chef tobt. „Ja weiß denn hier niemand, was wir alles wissen?“ Er erinnert sich ganz genau, dass sein Unternehmen vor einigen Jahren ein spezielles technisches Verfahren entwickelt hat, das jetzt bei einem Großkunden helfen könnte. Der Mitarbeiter, der das Verfahren entwickelt hat, ist aber inzwischen in Rente und keiner hat eine Ahnung, wo die Dokumente liegen, die er damals erstellt hat.
    
2. Ein Vertriebskollege hat Schnappatmung. Er hat eine Präsentation von Grund auf neu erstellt – nur, um kurze Zeit später zufällig herauszufinden, dass ein Kollege von ihm schon einmal eine Präsentation für einen ganz ähnlichen Vertriebsfall ausgearbeitet hat, die eine perfekte Vorlage gewesen wäre. Die gesparte Zeit hätte er wirklich gut für andere Vertriebsfälle brauchen können.
    
3. Der DSGVO-Verantwortliche kaut nervös an den Fingernägeln. Jetzt hat doch tatsächlich ein Kunde ein Auskunftsersuchen gestellt und will wissen, welche persönlichen Informationen wir von ihm haben. „Wie soll ich die denn fristgerecht in unseren ganzen Dateien, Dokumenten, E-Mails und Tabellen aufspüren?"
    
4. In der Abteilung für Wissensmanagement herrscht dicke Luft. Sie hat mit großem Eifer und viel Aufwand ein Intranet eingerichtet – und jetzt nutzt kein Mensch das Teil, weil die Standardsuche nur miese Ergebnisse liefert und niemandem weiterhilft. „Hat jemand eine Ahnung, wie man die Suche aufpimpen kann?“
    
5. Im Call Center verzweifelt ein Support-Mitarbeiter. In der Maschine eines Kunden ist ein Keilriemen defekt. Er braucht einen neuen und benötigt außerdem Hilfe beim Austausch. Der Support-Mitarbeiter hat schon ewig gebraucht, um herauszufinden, welche Art von Keilriemen bei dem Kunden verbaut ist. Jetzt klickt er sich schon seit Minuten durch eine Bedienungsanleitung auf der Suche nach Informationen zum Austausch. Der Kunde verliert merklich die Geduld und ist kurz davor aufzulegen.

„Wir leben im Informationszeitalter und KI ist in aller Munde, beim Management von Informationen und Daten befinden sich viele Unternehmen aber noch in der Steinzeit“, erklärt IntraFind-Vorstand Franz Kögl. „Mit Enterprise Search können sie das ändern. Die Software ist in der Lage, alle erdenklichen Systeme und Datenquellen anzubinden und zentral zu durchsuchen. Dank KI-Technologien versteht sie die Themen von Inhalten und vernetzt sie auf intelligente Weise. Mitarbeiter gelangen schnell an alle Informationen, die sie für ihre tägliche Arbeit brauchen und kommen erst gar nicht in die Bredouille.“