Unternehmen und Behörden sitzen heute auf einem riesigen Berg an Informationen, die über die unterschiedlichsten Systeme verteilt sind. Ein schlagkräftiges Tool zu seiner Bewältigung und Nutzbarmachung liefert ihnen Enterprise-Search-Software. Sie bindet alle nötigen Systeme und Datenquellen an und macht sie mit einer einzigen Oberfläche an zentraler Stelle übergreifend und rechtegeprüft durchsuchbar.
Ihre Möglichkeiten gehen dabei weit über eine bloße Volltextsuche hinaus. Mit KI-Technologien wie etwa Machine Learning vernetzt Enterprise Search Inhalte auf intelligente Weise. Mitarbeiter können dadurch große Datenbestände mit wenigen Vorabinformationen durchsuchen. Sie kommen schnell an alle relevanten Inhalte, können vorhandenes Wissen besser nutzen und arbeiten so deutlich effizienter.
Im Mittelstand hält sich hartnäckig das Vorurteil, dass Kosten und Nutzen von Enterprise Search in keinem Verhältnis stehen. Zu komplex, zu teuer und für unser Datenvolumen völlig überdimensioniert, so lauten häufige Bedenken. Dem ist mitnichten so, sagt IntraFind. Der Spezialist für Enterprise Search und KI erläutert, warum KMU von diesem Tool genauso profitieren können wie Großkonzerne und Kommunalverwaltungen ebenso wie Landes- und Bundesbehörden.
1. Auch der Mittelstand hat „Big Data“. Enterprise Search lohnt sich immer dann, wenn Mitarbeiter buchstäblich nichts mehr finden. Auch in mittelständischen Unternehmen gibt es in aller Regel zu viele Daten, als dass jeder Mitarbeiter immer wüsste, wo sich eine Information befindet oder wie ihr aktueller Stand ist. Allein in den Dateiablagesystemen und E-Mails eines KMU kommen schnell 50.000 Dokumente zusammen. Schon bei dieser Menge helfen Mitarbeitern die rudimentären Suchfunktionen der Quellsysteme nicht mehr.
2. Projekte und Kosten sind überschaubar. Enterprise-Search-Lösungen sind bei schlanken Implementierungen in wenigen Stunden bis Tagen installiert und mit den nötigen Datenquellen verbunden. Ihre Nutzung ist selbsterklärend, so dass die Mitarbeiter auch keine besonderen Schulungen brauchen. Dadurch kann die Lösung zügig in den produktiven Betrieb gehen. Die Lizenzen für die Software richten sich modular nach den Anforderungen und Zielen und sind transparent und nachvollziehbar. Mittelständische Unternehmen bezahlen nur für das, was sie auch tatsächlich durchsuchen.
3. Enterprise Search kann mitwachsen. Durch das initiale Implementierungsprojekt ist der Zugang zu Daten bereits systematisiert und zentral organisiert. Wachsen KMU, können sie schnell und einfach zusätzliche Datenquellen an die vorhandene Struktur anbinden. Räumliches Wachstum unterstützt die Software ebenso. Sie ist in der Regel mandantenfähig und kann mehrsprachigen Content durchsuchen. Dadurch können neue, auch internationale Standorte, flexibel in die zentrale Unternehmenssuche integriert werden.
„Eine Suchsoftware bietet Unternehmen bereits ab 50 PC-Arbeitsplätzen auf jeden Fall einen Mehrwert“, sagt IntraFind-Vorstand Franz Kögl. „Die Anschaffungskosten halten sich in Grenzen, und da die Produktivität der Mitarbeiter deutlich steigt, haben sie sich schon innerhalb weniger Monate amortisiert.“
