Die zunehmende Digitalisierung aller Lebens- und Wirtschaftsbereiche hat Unternehmen viele Vorteile gebracht. Die Datenerhebung ist deutlich einfacher geworden. Und die vorhandenen Daten befähigen Unternehmen, ihre Ressourcen effizienter zu verwalten, Wissensmanagement zu betreiben und einen besseren Kundenservice zu liefern. In der Theorie zumindest.
In der Praxis zeichnen Umfragen und Untersuchungen seit Jahren ein anderes Bild: Viele Mitarbeiter verlieren durchschnittlich mehrere Stunden pro Woche, um nach Informationen zu suchen, die sie für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Für viele Unternehmen ist es daher noch immer nicht selbstverständlich, einen guten Service zu bieten: Beispielsweise, einen Kundendienstfall zügig und zufriedenstellend zu bearbeiten oder dem Kunden ein passendes Produkt zu empfehlen. Auch der hohe Anteil von negativen Bewertungen auf Kundenportalen legt nahe, dass es bei so manchem Unternehmen mit dem Service nicht so gut klappt wie es sollte.
Massive Datenzunahme ist ein Grund, warum die Digitalisierung in Unternehmen stockt
Ein wichtiger Grund für diese Entwicklung ist die starke weltweite Zunahme an Daten. Viele Unternehmen kämpfen damit, die Übersicht zu behalten: Die Datenbestände in unterschiedlichen Lösungen sind mit den Jahren stark angewachsen. Ein Großteil dieser Daten wird in On-Premises- oder Cloudlösungen gespeichert. Beispielsweise befinden sich viele Kundendaten in CRM-Systemen, F&E- Daten findet man in Jira-Lösungen. Daten über Finanzen lagern in ERP-Systemen und Daten über die eigenen Mitarbeiter liegen in HR-Lösungen wie beispielsweise SAP SuccessFactors oder Workday.
Hier scheint sich das eigentliche Problem herauszukristallisieren: Große Datenbestände, die dazu noch in vielen Insellösungen verteilt gespeichert sind, machen eine effiziente händische Suche praktisch unmöglich. Dies führt nicht nur dazu, dass Mitarbeiter viel Zeit verlieren, sondern ist auch eine Gefahr für den langfristigen Erfolg der Digitalisierung.
Damit Unternehmen jedoch ihre Verpflichtungen gegenüber ihren Kunden erfüllen können, muss jeder Mitarbeiter den Zugang zu den Daten erhalten, die er braucht. Das komplizierter werdende Tagesgeschäft in vielen Firmen, das zunehmend durch mobiles Arbeiten und Home-Office geprägt wird, unterstreicht die Dringlichkeit dieser Aufgabe.
Enterprise Search-Software bietet eine Lösung
Um den Herausforderungen, die eine stetige Datenzunahme mit sich bringt, gerecht zu werden, ist eine robuste Enterprise Search-Lösung erforderlich. Diese sollte sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten in unterschiedlichen Quellen finden und sie zentral zusammenführen können. Des Weiteren ist es mithilfe von Künstlicher Intelligenz, die mittlerweile einen festen Bestandteil moderner Enterprise Search-Lösungen bildet, möglich, strukturierte und unstrukturierte Daten smart zu durchsuchen. Es lassen sich sowohl Daten durchsuchen, die in Cloudlösungen bzw. SaaS-Anwendungen gespeichert sind, als auch On-Premises auf Fileshares oder im Intranet lagern. Hochwertige Enterprise Search-Anwendungen sind in der Lage, hunderte von Datenformaten zu erkennen, wodurch die Effektivität der Suche weiter verbessert wird. Fernerhin sorgen Benutzerrechte, die automatisch aus dem Quellsystem übernommen werden und darüber hinaus Benutzerprofile, die sich individuell festlegen lassen, für Datensicherheit und -schutz.
Weitere Vorteile von zeitgemäßen Enterprise Search-Lösungen
Ein weiteres Kennzeichen moderner Enterprise Search-Software ist: Sie lässt sich gut auf Unternehmensbedarfe abstimmen. In der Folge können Mitarbeiter, die mit dieser Lösung arbeiten, beispielsweise einen personalisierten und gleichzeitig effizienten Kundenservice liefern. Über die Beschleunigung im Kundensupport lassen sich ROI-Zeiten von unter zwölf Monaten spielend erreichen.
So wird eine gute Enterprise Search-Software zum wichtigen Treiber der Digitalisierung im Unternehmen: Mit den richtigen Daten zum richtigen Zeitpunkt lassen sich smartere Entscheidungen treffen. Dies sorgt langfristig für mehr Wachstum in der Organisation. Die Anbindung der Enterprise Search-Lösung an die relevanten Unternehmensapplikationen (z. B. ein ERP- oder CRM-System) sowie an eine Vielzahl von anderen Datenquellen im Unternehmen und außerhalb erfolgt über Konnektoren. Intuitiv zu bedienende Nutzeroberflächen ermöglichen es den Mitarbeitern, die relevanten Daten schnell zu finden, und ihre Aufgaben zufriedenstellend zu erfüllen. Das Unternehmen ist dadurch gegen die wachsende Datenmenge und die damit verbundenen Herausforderungen der Digitalisierung gut gewappnet. Unsere Lösung iFinder erfüllt diese Voraussetzungen, und bringt alle zuvor erwähnten Eigenschaften mit, die an eine moderne Enterprise Search-Software gestellt werden. Damit ist sie gut für Organisationen geeignet, die ihre Prozesse optimieren und in der Datenflut die Oberhand gewinnen möchten.
