Wie bei Internetsuchmaschinen erfolgt bei Enterprise Search-Anwendungen die Bedienung über ein Suchfeld und nach Eingabe eines bestimmten Keywords werden die gewünschten Informationen in einer Trefferliste aufgelistet. Dies sind aber eigentlich auch schon die einzigen Gemeinsamkeiten mit Google und Co. So unterscheiden sich Unternehmenssuchmaschinen und Internetsuchmaschinen im Hinblick auf ihr Einsatzszenario, die angebundenen Datenquellen, die Berücksichtigung der Benutzerrechte und z.B. auch die Relevanzalgorithmen.
Eine Unternehmenssuchmaschine ist für die Mitarbeiter eines Unternehmens oder einer Behörde konzipiert. Sie durchsucht nicht das World Wide Web, sondern in erster Linie viele verschiedene interne Datenquellen, aber auch angebundene externe Quellen wie zum Beispiel Fachdatenbanken. Im Gegensatz zur Internetsuchmaschine, bei welcher der Algorithmus weitgehend eine Black Box des Suchmaschinenanbieters ist, ist bei einer Unternehmenssuchmaschine der Algorithmus, mit dem die Reihenfolge der Treffer innerhalb der Trefferliste festgelegt wird, transparent und beeinflussbar.
Eine Unternehmens-Suchmaschine beachtet die Zugriffsrechte
Egal, ob der Anwender schon ein konkretes Suchwort im Kopf hat oder nur eine grobe Vorstellung von der gesuchten Information hat und weiß, dass es dazu schon Dokumente geben muss: Er bekommt nur solche Treffer angezeigt, die er auch berechtigt ist zu sehen. Sucht ein Vertriebsmitarbeiter über das Suchfeld nach einem Kollegen, erhält er in der Regel nur einen Teil der Treffer, die beispielsweise die Mitarbeiterin in der Personalabteilung zu dem eingegebenen Namen erhält. Somit erfüllt eine Enterprise Search-Anwendung höchste Sicherheitsanforderungen hinsichtlich sensibler Daten.
Suchoberfläche konfigurierbar
Enterprise Search-Anwendungen können entweder eigenständig oder integriert in Applikationen zum Einsatz kommen. Die Stand-Alone-Suche ist beispielsweise über den Browser aufrufbar und über das zentrale Suchfeld kann man, ähnlich wie man es auch von Suchmaschinen aus dem privaten Alltag her gewohnt ist, nach Dokumenten suchen.
Dabei lässt sich die Suchoberfläche grundsätzlich an jede Anforderung einer Organisation anpassen. Wissensarbeiter, welche die Unternehmenssuchmaschine sehr häufig verwenden, nutzen zahlreiche Filter, also Auswahlkriterien, um die Trefferliste sinnvoll einzuschränken. Sie profitieren vor allem von semantischen Suchfunktionen, wobei ihnen alternative, themenrelevante Suchbegriffe vorgeschlagen werden. Dass die Suchoberfläche optisch an das Corporate Design eines jeden Unternehmens angepasst werden kann, ist eine Selbstverständlichkeit.
Zu professionellen Enterprise Search-Anwendungen gehören auch barrierefreie Nutzeroberflächen. Sie unterstützen beispielsweise spezielle Screenreader zum Vorlesen von Inhalten. Auch von unterwegs muss die Suche gut bedienbar sein: Über eine responsive Oberfläche können Anwender auf dem Smartphone oder Tablet wie gewohnt nach Unternehmensdaten suchen. Auch hier bleiben die jeweiligen Benutzerrechte gewahrt.
Ein Wissensportal für Unternehmen
Eine Enterprise-Search-Anwendung ist nicht nur ein nettes Gimmick. Sie versorgt Mitarbeiter schnell und umfassend mit arbeitsrelevanten Informationen und ist daher aus betriebswirtschaftlicher Sicht ein Tool zur Effizienzsteigerung im Unternehmen.
Mit der Suchmaschine können nicht nur ganze Dokumente gefunden werden – die Suchmaschine findet auch Inhalte in Dokumenten. Für Servicemitarbeiter beispielsweise, die im Arbeitsalltag oft seitenlange Handbücher durcharbeiten müssen, ist das besonders hilfreich. Sie geben über die Suchfunktion einfach das gewünschte Keyword ein und bekommen über die Trefferliste die relevanten Seiten aus den Handbüchern aufgelistet – die entsprechenden Textpassagen sind dabei farbig markiert.
Neben der Stand-Alone-Suche ist, wie bereits erwähnt, die Integration in Applikationen wie das Intranet ein Einsatzszenario von Enterprise Search-Anwendungen. In vielen Unternehmen sind im Intranet neben dem Organigramm, den Unternehmens-News und den Kontaktdaten der Mitarbeiter auch Dokumentationen, Vertriebspräsentationen, Handbücher, Produktdatenblätter oder Vorlagen hinterlegt. Obwohl die meisten Intranet-Anwendungen zwar bereits mit einer Standardsuche ausgestattet sind, ist deren Funktionalität aber oft rudimentär ausgelegt und bezieht sich auch nur auf Inhalte innerhalb des Portals.
Diese vorkonfigurierte Suche kann durch eine Enterprise Search-Anwendung wie den iFinder ersetzt und durch zahlreiche Funktionalitäten, wie das Erkennen von Synonymen oder eine crosslinguale Suche, erweitert werden. Über spezielle Konnektoren lassen sich zudem andere Datenquellen anbinden, so dass über die Suche im Intranet zum Beispiel auch das Firmenlaufwerk durchsucht werden kann, ohne dass der Anwender das Intranet verlassen muss. Das Intranet - mit der für alle Mitarbeiter vertrauten Benutzeroberfläche - wird durch die integrierte zentrale, übergreifende Suche zum Wissensportal fürs Unternehmen.
Selbstverständlich gehen Enterprise Search-Anwendungen heutzutage über eine reine Volltextsuche weit hinaus und können dank Verfahren der Künstlichen Intelligenz Daten nicht nur finden, sondern tiefer analysieren und sinnvoll vernetzen.
