30.01.2020 | Blog So profitieren Behörden von Enterprise Search

Auch wenn es „Enterprise“ Search heißt, ist eine Such- und Analysesoftware nicht nur für Unternehmen, sondern ebenso für Behörden geeignet. Der Nutzen für die Mitarbeiter: Aus riesigen Datenbeständen können sie schnell die für ihre Arbeit relevanten Informationen finden und auswerten, auch wenn sie über verschiedene Systeme, Wikis oder Verzeichnisse verstreut sind. Sie lagern beispielsweise in E-Mail-Anwendungen, Content-Management- und Dokumentenmanagementsystemen bis hin zu Netzlaufwerken – und das nicht nur auf eigenen Rechnern, sondern auch teilweise bereits in der Cloud.

Damit sich alle diese verteilten, ständig anwachsenden unstrukturierten und auch strukturierten Datenquellen anbinden lassen, bringen professionelle Suchlösungen wie der iFinder passende Konnektoren mit. Bei der Suche nach den für sie wichtigen Informationen können die Mitarbeiter anhand leistungsfähiger und kombinierbarer Filter die Treffer schnell eingrenzen und durch individuelle Suchprofile personalisieren. Eine integrierte Rechteverwaltung stellt dabei sicher, dass sie in ihren Trefferlisten nur Daten angezeigt bekommen, auf die sie befugt sind, zuzugreifen.

Klassische Suche

Ein Beispiel für die klassische Anwendung von Enterprise Search in Behörden sind die Regionalträger Westfalen, Nord, Rheinland, Mitteldeutschland und Braunschweig-Hannover der Deutschen Rentenversicherung. Mit dem iFinder können die Mitarbeiter der fünf Regionalträger Auskunftsanfragen von Versicherten zu ihren Rentenkonten schneller bearbeiten. Die Enterprise-Search-Lösung stellt ihnen dazu alle nötigen Informationen, Dokumente und Rechtsvorschriften aus den unterschiedlichsten Datenquellen in einer einzigen zentralen Suchoberfläche zur Verfügung.

Intelligente Informationsvernetzung für vielseitige Anwendungsmöglichkeiten

Der Nutzen von moderner Enterprise Search-Software für Behörden geht jedoch weit über die reine Suche hinaus. Mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz und Machine Learning kann sie Muster in Daten erkennen, Daten zueinander in Beziehungen setzen und Zusammenhänge aufzeigen. Dies ermöglicht eine 360-Grad-Sicht auf alle wichtigen Informationen sowie schnelle und umfassende Analysen.

Die Anwendungen sind vielfältig. Dazu gehören neben der klassischen Suche beispielsweise Analysen von DSGVO-relevanten Daten, E-Discovery-Anwendungen zur Sicherstellung und Identifizierung ermittlungsrelevanter Daten oder forensische Analysen zur Erkennung und Aufdeckung von Betrugsfällen:

Analyse DSGVO-relevanter Daten
Mit Hilfe von Enterprise Search-Anwendungen können personenbezogene Daten gezielt aufgespürt werden, egal, ob sie auf Fileservern, in E-Mails oder im ERP- oder CRM-System gespeichert sind. Informationslücken lassen sich damit schließen und Mitarbeiter bekommen einen exakten Überblick, wo DSGVO-relevante Daten liegen, damit bei Bedarf Daten gelöscht oder Auskunftsersuchen erfüllt werden können.

E-Discovery
Im Zuge juristischer Verfahren helfen Enterprise Search-Anwendungen bei der Sicherstellung und Identifizierung digitaler Beweismittel und ermittlungsrelevanter Daten. Strukturierte und unstrukturierte Daten wie E-Mails werden dabei durchsucht. Experten prüfen dann die extrahierten Daten im Hinblick auf Relevanz für den betreffenden Sachverhalt.

Forensische Analyse
Für das Erkennen und Aufdecken von Betrugsfällen müssen E-Mails und Dokumente analysiert und als wichtige Beweismittel gesichert werden. Mit Enterprise Search-Anwendungen lassen sich zentral alle Datenbestände durchsuchen. Dadurch können kritische Bereiche schneller identifiziert werden.

iFinder in der Praxis

Neben den bereits erwähnten Regionalträgern der Deutschen Rentenversicherung nutzen auch mehrere Bundesämter, Landeskriminalämter und Landesverwaltungen den iFinder. Die intelligente Such- und Analysesoftware lässt sich separat oder integriert in übergeordneten Plattformen wie dem Intranet oder Portalen der jeweiligen Behörde nutzen. Nachdem der iFinder skalierbar ist und mit dem Datenbestand mitwächst, sind Behörden damit in der Lage, auch Datenbestände in Petabyte-Größe auszuwerten. Durch ihre Mandantenfähigkeit kann die Lösung zentral installiert und administriert werden und beliebig viele Standorte oder Ämter einer Behörde mit – auch individuell maßgeschneiderten – Suchlösungen bedienen.