18.03.2021 | News Intelligente Such- und Analyse-Software für Behörden

Die Öffentlichen Verwaltungen in Deutschland verfügen über riesige Mengen an Daten, die sich in Gesetzen, Verwaltungsvorschriften, Ausführungsbestimmungen und in den vielen personenbezogenen Angaben der Bürgerinnen und Bürger manifestieren. Die föderale Gliederung der Bundesrepublik Deutschland in Bund, Länder und Gemeinden sowie die große Anzahl von Behörden sorgt zudem dafür, dass diese Daten nicht einheitlich vorgehalten werden können, sondern über viele unterschiedliche Systeme und Speicherorte verteilt sind.

Für die komplexen inhaltlichen Aufgaben der Verwaltungen bietet sich die Einführung einer organisationsweiten Enterprise Search-Lösung an, die mit KI-Unterstützung erstaunliche Fähigkeiten in der Suche und Analyse von Dokumenten vorweisen kann. Die vier wichtigsten Fähigkeiten einer solchen Anwendung sind:

1. Eine einfache und intelligente Suche unterstützt Benutzer in öffentlichen Verwaltungen und Unternehmen dabei, beliebige Inhalte in großen Datenmengen zu finden. Dabei ist es egal, ob die Daten in Fachanwendungen, auf internen Servern, in der Cloud, in Wikis oder innerhalb von E-Mail-Systemen und Datenbanken liegen. Auch das Format spielt praktisch keine Rolle: Eine moderne Suchlösung kann in Sekundenschnelle hunderte unterschiedliche Dateiformate indizieren. Darunter auch gescannte Dokumente sowie Audio- und Videofiles. Nach dem Indizieren können Behördenmitarbeiter diese Dokumente ganz einfach und ohne Spezialkenntnisse für inhaltliche Recherchen nutzen.
2. Speziell trainierte und lernfähige Algorithmen unterstützen Verwaltungen mit Künstlicher Intelligenz beispielsweise auch bei der Prüfung eingereichter Anträge und bei weiteren kniffligen Aufgaben, wie der Recherche in juristischen Texten und Kommentaren. Dafür gibt es mit Machine Learning trainierte Algorithmen, die zum Beispiel auf Gesetzestexte oder einschlägige Datenschutzregelungen wie die DSGVO spezialisiert sind. Mit Daten aus anderen Fach- und Spezialgebieten können sie auch für andere Aufgaben genutzt werden.
3. Die strikte Einhaltung aller Benutzerrechte ist in der öffentlichen Verwaltung eine wichtige Anforderung an IT-Lösungen: Ein smartes Enterprise-Suchsystem regelt den Zugriff auf sensible Dokumente durch differenzierte Such- und Berechtigungsprofile. So können Verwaltungen ausschließen, dass Daten in falsche Hände geraten und damit Compliance- oder DSGVO-Vorschriften verletzt werden.
4. Smarte Such-Software optimiert Prozesse. Der Einsatz von KI und NLP (Natural Language Processing) machen aus smarter Such- und Analyse-Software ein Universalwerkzeug für das Arbeiten mit Daten in der Öffentlichen Verwaltung. So können moderne Suchfunktionen auch für semantische Textanalysen eingesetzt werden, beispielsweise E-Mails nach Inhalten sortieren, Dokumente anhand spezieller Suchprofile filtern oder Antragstellung automatisieren. Damit lassen sich Verwaltungsvorgänge deutlich beschleunigen und effizienter gestalten.

„Intelligente Suchsysteme sind aus Organisationen längst nicht mehr wegzudenken“, sagt Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG. „Sie verstehen die Intention der Benutzer und die Inhalte komplizierter Dokumente. Sie sind lernfähig und passen sich wechselnden Anforderungen an. Zudem sind sie in der Lage, viele Hundert Millionen Dokumente in Echtzeit zu durchforsten und damit auch in der Öffentlichen Verwaltung einen wichtigen Beitrag für bessere Bürgerservices und eine effizientere Organisation zu leisten.“