29.04.2021 | Blog Intelligente Dokumentenanalyse und -prozessierung

Im täglichen Arbeitsablauf sind Mitarbeiter ständig damit konfrontiert: Es liegen enorme Mengen von Daten vor und laufend kommen neue hinzu. Wie finden sie aus zahlreichen Quellen zunächst die Dokumente, die sie für ihre Arbeit benötigen? Wie filtern sie aus diesen Dokumenten schnell die relevanten Informationen heraus, um damit ihre Aufgaben optimal erledigen zu können? Und gibt es die Möglichkeit Teile von informationsbasierten Geschäftsabläufen durch intelligente Datenanalyse smart zu automatisieren?

Document Intelligence ist der Schlüssel für alle Aufgaben, bei denen es darum geht, in beliebigen Inhalten und Dokumenten schnell relevante Kerninformationen (auch „Insights“ genannt) zu erkennen, zu extrahieren und damit weiterzuarbeiten. Diese Such- und Analysetools können an sämtliche internen und externen Datenquellen des Unternehmens angebunden werden und nutzen neueste Verfahren und Methoden der Künstlichen Intelligenz. Dazu zählen beispielsweise Machine Learning, Deep Learning, Transfer Learning und Suchtechnologien mit einem exzellenten Verständnis für Sprache. Damit kann eine derartige Software in beliebigen Dokumenten und Inhalten blitzschnell relevante Kerninformationen erkennen, diese automatisch mit Metadaten anreichern und veredeln und dem Anwender damit wertvolle Erkenntnisse für die Erledigung seiner Aufgaben liefern.

So versteht eine solche Software beispielsweise natürlichsprachige Suchanfragen, also ganze Fragesätze mit den gängigen W-Fragen (wer, wo, wie, was…), zusammengefasst unter dem Stichwort Natural Language Processing, kurz NLP. Sie ermöglicht Mitarbeitern ein personalisiertes Finden von Informationen abhängig von ihrem Aufgabengebiet. Zudem kann intelligente Such- und Analyse-Software Themen erkennen, automatisch verschlagworten und so Informationen klassifizieren und weiterverarbeiten.

Mit diesen Fähigkeiten lässt sich die Software nicht nur für das schnelle Finden relevanter Informationen in Organisationen einsetzen, sondern man kann sie auch in beliebige Workflows integrieren, um Prozesse zu digitalisieren, zu optimieren und zu automatisieren. Zur Veranschaulichung einige Beispiele, wie so eine Lösung neben dem klassischen Enterprise Search Use Case in der Praxis noch eingesetzt wird.

• Antragsunterlagen, die beispielsweise über ein Kunden- oder Bürgerportal eingereicht werden, werden automatisiert auf Plausibilität, formale Korrektheit und Vollständigkeit geprüft. Die Antragssteller erhalten bereits während der Dateneingabe Hinweise, wenn Unterlagen korrigiert oder ergänzt werden müssen.
   
• Themen von Dokumenten werden identifiziert und anschließend lassen sich damit die Dokumentenbestände sortieren. So lassen sich etwa eingehende E-Mails automatisiert kategorisieren und zur Beantwortung weiterrouten beziehungsweise automatische Antworten mit weiterführenden Informationen senden. Auch Redaktionen profitieren beispielsweise von der Möglichkeit der automatischen Themenklassifizierung und Verschlagwortung neuer Dokumente für Nachrichtenarchive.
   
• Datenschutzrelevante Informationen im Sinne der DSGVO lassen sich schnell und zuverlässig ausfindig machen. Dadurch können Unternehmen Auskunftsersuchen rasch beantworten oder ihre unstrukturierten Dateiablagen um personenbezogene Inhalte wie zum Beispiel Bewerbungsunterlagen und Lebensläufe bereinigen, die dort nicht hingehören.
   
• Es lassen sich besonders wertvolle Inhalte wie Patente, Erfindungen und sonstiges geistiges Eigentum lokalisieren. Anschließend können Unternehmen diese Inhalte mit entsprechenden Sicherheitsrichtlinien umfassend vor unbefugtem Zugriff schützen.
   
• Unternehmen können Dokumente und Daten identifizieren, die Exportkontrollvorschriften unterliegen. Danach kann für jede einzelne Information festgelegt werden, in welchen Ländern sie gespeichert und an wen sie weitergegeben werden darf.
   
• Personalberatungen und -abteilungen können Kenntnisse und Fähigkeiten in Lebensläufen automatisch identifizieren und mit den Jobprofilen offener Stellen abgleichen, um schnell und zuverlässig geeignete Kandidaten zu finden.
   
• Zur schnellen und zuverlässigen Prüfung großer Vertragsbestände beispielsweise bei Gesetzesänderungen, Firmenübernahmen oder aktuellen Anlässen wie der Corona-Pandemie lassen sich wichtige Klauseln und Datenpunkte in Verträgen erkennen.
   
• Für Mitarbeiter, die sich über für ihre Arbeit relevante aktuelle Themen auf dem Laufenden halten müssen, lassen sich im Web abrufbare Dokumente und Webseiten überwachen und gefundene Änderungen anzeigen.
   
• Neue Artikel lassen sich automatisiert den zugehörigen Produktkategorien zuordnen. Die Software ermittelt für Datenblätter oder Kurzbeschreibungen die Produktcodes und legt eine einheitliche Metadaten-Schicht über die gesamte Produktlandschaft. Das erleichtert die Recherche und es lassen sich kundenspezifische Produktkataloge erstellen, die von den Kunden in ihre ERP-Systeme eingespielt werden können.

Egal für welches Szenario KI-basierte Such- und Analyse-Software eingesetzt wird. Sie ermöglicht tiefe Einblicke in die Datenlandschaft einer Organisation, liefert ihren Nutzern kontextbezogen Informationen und unterstützt die Automatisierung informationsbasierter Prozesse.

Rund um dieses Thema hat das Marktforschungsinstitut Gartner kürzlich den sogenannten „Magic Quadrant für Insight Engines 2021“ erstellt, der einen Einblick in den Insight Engines-Markt und aktuelle Trends gibt. Die IntraFind Software AG ist erneut in diesem Report vertreten, in dem 15 relevante global agierende Anbieter beleuchtet werden.