Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern ist heute mit wachsenden Herausforderungen in puncto Wissensweitergabe und Teilen von Informationen verbunden. Die steigende Datenmenge geht in vielen Unternehmen mit einer schwindenden Übersicht einher. Neben der fortschreitenden Digitalisierung haben auch die Lockdown-Maßnahmen diese Entwicklung begünstigt: Viele Teams mussten von heute auf morgen ihre Arbeitsweise umstellen und dezentral weiterarbeiten, meist verbunden mit der Nutzung neuer IT-Tools. Dadurch ist eine große Anzahl zusätzlicher Daten entstanden. Auch neue Mitarbeiter mussten plötzlich durch Fernanleitung eingearbeitet und betreut werden. Dieser Trend dürfte sich auch nach dem Ende der Pandemie-Maßnahmen in der New Work Welt fortsetzen.
Durch diese und andere Entwicklungen wird die Lernkurve, die neue Mitarbeiter bewältigen müssen, immer steiler. Neben der Einweisung in ihre unmittelbaren Aufgaben, brauchen sie daher weitere Unterstützung, wie sie sich in bestimmten Situationen verhalten sollen. Dazu gehören beispielsweise Fragen zu Regeln, die im Unternehmen im Umgang mit der IT, zu IT-Security, Meldungen an einen Betriebsrat oder mit der Bestellung von mobilen Geräten gelten.
Des Weiteren setzen moderne Arbeitsplätze ein zunehmend vernetztes Arbeiten voraus. Um ihre Arbeit ausreichend gut zu meistern, müssen neue Mitarbeiter auch Prozesse in angrenzende Abteilungen und Aufgaben von Kollegen kennen und verstehen lernen – zumindest ansatzweise.
Dazu kommt, dass immer mehr Mitarbeiter aufgrund der Flexibilisierung der Arbeitswelt ihren Arbeitsplatz wechseln. Dadurch verlassen sie häufiger das Unternehmen und nehmen wertvolles Wissen in ihren Köpfen mit. Dieses Wissen ist selten zentral dokumentiert, sondern eher häppchenweise durch das ganze Unternehmen verstreut und dadurch für neue Mitarbeiter schwer auffindbar.
Dies kann gerade bei der Einarbeitung von Digital Natives, die heute einen immer größeren Anteil an der Arbeitskraft bilden, kontraproduktiv sein. Da diese Arbeitnehmergruppe im Informationszeitalter aufgewachsen ist, ist für sie ein unkomplizierter Zugang zu Informationen selbstverständlich und für den Erfolg ihrer Einarbeitung entscheidend.
Das alles zeigt, dass fehlende Daten und Informationen die Integration neuer Mitarbeiter im Unternehmen unnötig erschweren können. Und dies erhöht das Risiko, dass die Einarbeitung länger dauert und mehr kostet als geplant. Im ungünstigsten Fall kann sie sogar scheitern und zu Unzufriedenheit, mangelnder Motivation bis hin zur Kündigung führen.
Trotz der oben geschilderten Herausforderungen haben viele Unternehmen noch keinen ernsthaften Versuch unternommen, den Zugang zu ihren Daten zu systematisieren und zentral zu organisieren. Die Daten liegen in Silos und werden an verschiedenen Orten im Unternehmen gespeichert und aufbewahrt.
Möchten sich Nutzer einen Zugriff auf Daten verschaffen, müssen sie dazu in vielen Fällen unterschiedliche Applikationen mit verschiedenen Benutzeroberflächen verwenden und darin nach Informationen suchen. Das ist mit unnötigem Arbeitsaufwand, Wartezeiten und der Gefahr verbunden, wichtige Informationen zu übersehen oder schlicht und einfach nicht zu wissen, dass diese Information überhaupt vorhanden ist.
Enterprise Search-Systeme schaffen auf der technischen Seite Abhilfe für die oben geschilderten Probleme. Moderne Enterprise Search-Lösungen bieten einen einheitlichen und zentralen Sucheinstieg zu Daten aus verschiedenen internen und externen Quellen. Dabei kann es sich um Berichte, Präsentationen, E-Mails, Social-Media-Posts, Daten auf Fileshares oder im Intranet sowie Video- und Audio-Dateien handeln. Der Anschluss an die Suchmaschine erfolgt über sogenannte Konnektoren.
Die Suche nach Informationen kann auf die Bedürfnisse einzelner Mitarbeiter zugeschnitten werden. Auch Berechtigungen, die eine bestmögliche Vertraulichkeit und Sicherheit der Daten gewährleisten, werden dabei berücksichtigt. Mit KI stellt eine zentrale Suche sicher, dass die neuen Mitarbeiter auch die für sie im Kontext relevanten Informationen oben in der Trefferliste oder gar in einem sogenannten Knowledge Graph finden, der das Wissen aus der Trefferliste weiter augmentiert.
Darüber hinaus können wichtige Daten für neue Mitarbeiter in übersichtlichen Cockpits aufbereitet werden. Das erleichtert deren Einarbeitung und führt dazu, dass sie sich zeitnah auf wertschöpfende Aufgaben fokussieren und produktiv werden können.
