KI-gestützte Berichtserstellung
Mit Enterprise Search und generativer KI aufwendige Fachberichte schneller erstellen, Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen zusammenführen und Qualität durch nachvollziehbare Prüfprozesse sichern.
Die Herausforderung: Hoher manueller Aufwand bei komplexen Fachberichten
In stark regulierten Branchen wie der Energie- und Entsorgungswirtschaft müssen Unternehmen regelmäßig umfangreiche technische Dokumentationen, Nachweise und Berichte erstellen. Die dafür benötigten Informationen verteilen sich häufig auf unterschiedliche Systeme – von Dokumentenmanagementlösungen und SharePoint bis hin zu spezialisierten Fachanwendungen und Datenbanken.
Mitarbeitende müssen relevante Dokumente recherchieren, Informationen vergleichen, aktuelle Revisionsstände prüfen und die Ergebnisse in vorgegebene Berichtsstrukturen übertragen. Bei komplexen Vorgängen können dafür mehrere Dutzend Dokumente ausgewertet und über hundert Formularfelder bearbeitet werden.
Diese zeitintensiven Tätigkeiten binden wertvolle Fachkapazitäten. Gleichzeitig sind hohe Anforderungen an die Vollständigkeit, fachliche Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit der erstellten Inhalte zu erfüllen.
Die Lösung: Intelligenter Berichtsgenerator mit IntraFind
1. Informationen gezielt finden mit dem iFinder
Der iFinder erschließt die relevanten Informationen aus unterschiedlichen Unternehmenssystemen und macht sie über eine zentrale Suche zugänglich. Dabei können Dokumente anhand fachlicher Kriterien, Metadaten und Revisionsstände gezielt identifiziert werden.
Die Originaldokumente verbleiben in den bestehenden Quellsystemen, vorhandene Zugriffsberechtigungen werden berücksichtigt.
2. Inhalte extrahieren und Entwürfe erstellen mit dem iAssistant
Auf dieser Grundlage unterstützt der iAssistant die automatisierte Extraktion relevanter Informationen und die Erstellung fachlicher Textentwürfe.
Ein besonderer Vorteil: KI-generierte Aussagen bleiben bis zu den konkreten Fundstellen in den Quelldokumenten nachvollziehbar. So können Fachkräfte die vorgeschlagenen Inhalte unmittelbar überprüfen.
3. Schritt für Schritt zum Bericht mit der Fachanwendung
Die darauf aufbauende Fachanwendung führt Anwender Schritt für Schritt durch den gesamten Erstellungsprozess:
- Sie befüllt bekannte Angaben vor,
- identifiziert fehlende oder widersprüchliche Informationen
- und stellt gezielte Rückfragen.
Fachspezifische Regeln, Pflichtfelder und vordefinierte Textbausteine sorgen für eine konsistente Bearbeitung.
4. Prüfen, freigeben, übernehmen
Anschließend prüfen und ergänzen die zuständigen Mitarbeitenden die Vorschläge. Integrierte Validierungs- und Freigabeschritte sichern die Qualität, bevor die fertigen Inhalte strukturiert ausgegeben und in das Zielsystem übernommen werden.
Die KI unterstützt die fachliche Arbeit – die Kontrolle und Verantwortung bleiben jederzeit beim Menschen.
Der Mehrwert: Weniger Routinearbeit, mehr Zeit für fachliche Aufgaben
- Zeitersparnis: Recherche, Informationsextraktion und Berichtserstellung werden deutlich vereinfacht.
- Entlastung von Fachkräften: Weniger manuelle Routineaufgaben schaffen Freiräume für anspruchsvolle fachliche Tätigkeiten.
- Höhere Qualität: Strukturierte Prüfregeln und die Erkennung fehlender oder widersprüchlicher Angaben reduzieren Fehlerquellen.
- Volle Nachvollziehbarkeit: Jede KI-generierte Aussage kann anhand der zugrunde liegenden Dokumente und Textpassagen überprüft werden.
- Nahtlose Integration: Bestehende Datenquellen, Berechtigungen und Unternehmensprozesse werden weitergenutzt.
Mehr als Suche und Chatbots
Der Anwendungsfall zeigt, wie sich mit der IntraFind-Plattform individuelle, KI-gestützte Fachanwendungen realisieren lassen, die weit über klassische Unternehmenssuche oder einfache Chatbots hinausgehen. Durch die Kombination bewährter Standardprodukte mit passgenauer Prozesslogik entstehen Lösungen, die komplexe wissensintensive Abläufe effizienter gestalten – auch dort, wo höchste Anforderungen an Transparenz und fachliche Kontrolle gelten.
Mehr zum Thema: Enterprise AI Plattform · Aktive Informationsversorgung statt Dokumentensuche
