Wissen in Unternehmen und Behörden zu verwalten und zu dokumentieren ist zu einer echten Herausforderung geworden. Doch es gibt passende Software-Lösungen dafür. Wenn diese noch mit einer intelligenten Suchlösung ausgestattet sind, profitieren die Nutzer erheblich. Finden Mitarbeiter schnell und unkompliziert die passenden Informationen, die sie für ihre Tätigkeit und Entscheidungen brauchen, erhöht das die Effizienz im Unternehmen.
Die Basisplattform Confluence
Ursprünglich als Enterprise Wiki-System mit dem Fokus auf Wissensaustausch und Dokumentation konzipiert, hat sich "Confluence" des australischen Herstellers Atlassian kontinuierlich weiterentwickelt und steht heute für eine "zentrale Informationsquelle mit Fokus auf Teamarbeit". Die Lösung ist im Markt sehr erfolgreich und weit verbreitet. Längst ist sie bei vielen Unternehmen und Konzernen auch als zentrale Intranet-Plattform im Einsatz und wird dort kräftig mit Content, Sites und Dateien befüllt.
Suchen und Finden als Herausforderung
Wie viele andere Datenapplikationen kämpft auch Confluence mit einer wesentlichen Problematik. Je mehr Mitarbeiter damit arbeiten, umso größer wird auch täglich die Herausforderung für die Anwender, in diesem massiven Datenwachstum die richtige Information zu finden.
Die Anwender wünschen sich eine einfach zu bedienende Suche mit nützlichen und intuitiven Steuermöglichkeiten. Sie möchten Treffer erhalten, bei denen sie sofort erkennen können, ob sich dahinter die gewünschte Information befindet. Sie wollen die Informationen nicht nur schnell finden, sondern dabei auch sicher sein, dass sie die aktuellste Information erhalten, um darauf basierend die richtigen Entscheidungen zu treffen und die nächsten Tätigkeiten ausführen zu können.
Die Lösung: Integration einer intelligenten Suche
Um die Qualität der Treffer innerhalb der Suche massiv zu verbessern und damit die Nutzerakzeptanz zu erhöhen, ist die Integration einer echten Enterprise-Search-Software auch für Confluence möglich. Der "iFinder Confluence Search" der IntraFind Software AG ist im Atlassian Marketplace zu finden. Diese App integriert sich ganz einfach in Confluence - ohne dabei die Daten oder das System zu verändern. Confluence-Benutzer, die in der Gruppe "iFinder Search" eingetragen sind, erhalten automatisch ein neues Sucheingabefeld.
Die intuitive Benutzeroberfläche bietet Facetten und Filter, welche speziell auf Confluence abgestimmt sind und unterstützt den Suchenden mit wesentlichen Funktionen. Dazu zählen unter anderem ein ausgereiftes Autocomplete mit Korrektur- und „Did You Mean“-Vorschlägen sowie die Erweiterung der Suchanfragen um Synonyme. Die Instant Search-Funktionalität liefert schon Ergebnisse während des Tippens. Alle Inhalte, die nun angezeigt werden, basieren auf den jeweiligen Anwender-Rechten.
Intelligentes Sprachverständnis als Schlüssel der Technologie
Damit die Suche zuverlässig die für den Benutzer relevanten Treffer liefert, bildet ein umfassendes Sprachverständnis das Herzstück der KI-basierten Enterprise Search-Technologie. Ausgehend von einer intelligenten Identifikation von Sprache und Wortgrenzen auch bei komplexen Begriffen macht eine sehr präzise morphologische Grundformennormalisierung die Suche qualitativ messbar besser. Damit werden mit der Suche nach "Autor" auch Treffer mit dem Wort "Kinderbuchautor" geliefert, nicht jedoch mit "Autoradio". Eine Suche nach "Buch" wird auch Treffer für deklinierte Formen wie "Buches", "Bücher" oder "Büchern" liefern.
Die Suche in anderen Sprachen wie Englisch, Spanisch, Ungarisch, Finnisch, Italienisch oder gar Koreanisch hat ihre eigenen Anforderungen, die vom iFinder durch passende Sprach-Analyse-Pakete abgedeckt werden.
Berücksichtigung zahlreicher Dateiformate und Datenquellen
Der iFinder Confluence Search unterstützt über 600 unterschiedliche File-Formate und für gescannte Dokumente kann auch OCR-Erkennung als Erweiterung zum Einsatz kommen.
Zudem können problemlos weitere Datenquellen und Applikationen, wie Fileshares, Mail-, Dokumentenmanagement- und ERP-Systeme oder Office 365 angeschlossen werden. Hierzu bietet IntraFind über 80 verschiedene Konnektoren zu Zielsystemen an. Die Benutzeroberfläche kann um Facetten und Filter erweitert werden, die ganz spezifisch auf diese zusätzlichen Quellen abgestimmt sind.
Fazit:
Durch eine einfach zu bedienende Suche, die hoch relevante Treffer liefert, steigert sich die Benutzerakzeptanz von Confluence erheblich. Confluence kann nun zum digitalen Arbeitsplatz und zur zentralen Wissensplattform ausgebaut werden. Finden die Anwender effizient und schnell relevante und aktuelle Informationen, die sie für ihre Aufgaben und Entscheidungen benötigen, steigert dies die Effizienz im Unternehmen erheblich.
