Bevor generative KI im Behördenalltag wirklich genutzt wird, stellen Mitarbeitende meist dieselben Grundfragen: Bleiben Daten und Zugriffe unter unserer Kontrolle? Kann ich den Ergebnissen trauen – und wer trägt die Verantwortung? Und: Hilft mir das im Alltag oder erzeugt es zusätzliche Arbeit? Diese Fragen entstehen nicht nur bei Cloud-Angeboten, sondern immer dann, wenn ein neues System als „Black Box“ wahrgenommen wird.
Kontrolle über Daten & Zugriffe: Mitarbeitende wollen wissen, welche Informationen sie eingeben dürfen, wo Verarbeitung und Speicherung stattfinden, ob Inhalte für Training genutzt werden und wer administrativ Zugriff hat. Ohne klare Antworten sinkt die Bereitschaft, das Tool überhaupt auszuprobieren.
Verantwortung & Ergebnisqualität: Auch mit KI bleiben Mitarbeitende fachlich und rechtlich verantwortlich. Entsprechend groß ist die Sorge vor Halluzinationen, ungenauen oder veralteten Aussagen – und vor dem Risiko, Fehler unbemerkt zu übernehmen.
Handlungssicherheit im Regelwerk: Viele zögern weniger aus Ablehnung, sondern aus Angst, aus Versehen gegen Datenschutz-, Geheimschutz- oder interne Vorgaben zu verstoßen. Fehlen einfache Leitplanken, wird GenAI zur Unsicherheitsquelle statt zur Entlastung.
Rolle und Arbeitsplatz: Wo Automatisierung möglich wird, tauchen Fragen nach Aufgabenverschiebungen, Qualifizierung und Perspektiven auf. Wichtig ist eine klare Botschaft: GenAI unterstützt – und schafft Raum für wertschöpfendere Tätigkeiten.
Alltagstauglichkeit: Wenn Nutzung mit Medienbrüchen, aufwändiger Vorarbeit oder zusätzlicher Dokumentation verbunden ist, verpufft der Nutzen schnell. Akzeptanz entsteht dort, wo GenAI nahtlos in Prozesse passt und schnelle, sichtbare Erleichterungen bringt.
Diese Punkte ernst zu nehmen, ist der Ausgangspunkt für eine erfolgreiche Einführung. Im nächsten Kapitel geht es darum, wie Behörden Vertrauen und Motivation konkret aufbauen – technisch, organisatorisch und kommunikativ.
Wenn generative KI vollständig in der eigenen IT-Umgebung, ohne Datenabfluss, betrieben wird, verändert sich die Wahrnehmung der Mitarbeitenden und die Nutzungs-Hemmschwelle sinkt deutlich. On-Premises-Lösungen, die im eigenen Rechenzentrum betrieben werden, und souveräne KI-Modelle schaffen Vertrauen – bei Mitarbeitenden, Datenschutzbeauftragten und Personalrat.
Anstelle komplizierter IT-Begriffe sollten den Nutzenden einfache Antworten und praktische Beispiele gegeben werden – das erhöht die Nutzungsbereitschaft. Projektziele müssen klar kommuniziert werden – fortwährender Dialog sichert die Akzeptanz. Mitarbeitende wollen verstehen:
Diese Informationen lassen sich in Schulungen vermitteln - einer der wirksamsten Hebel für Akzeptanz. Erfolgreich sind Formate, die zwei Ebenen verbinden:
Entscheidend ist dabei die Vermittlung von Sicherheit. Der einfache Satz „Sie können nichts kaputtmachen“ nimmt vielen die Hemmung vor dem ersten Schritt.
Wenn Führungskräfte GenAI selbst nutzen und offen darüber sprechen, wirkt das stärker als jede offizielle Kommunikation. Vorbilder signalisieren: Die Nutzung ist erwünscht, legitim und Teil des Arbeitsalltags.
Es gibt immer affine Power User im Team, die Kolleginnen und Kollegen beim Einstieg unterstützen können. Das senkt deren Hemmschwelle, Fragen zu stellen und schafft Akzeptanz auf Augenhöhe.
Abstrakte Nutzenversprechen überzeugen selten, konkrete Erfolge hingegen schon – beispielsweise „20 Minuten Zeitersparnis pro Vorgang“, „bessere Textqualität“ oder „schnellere Recherche“. Wenn Mitarbeitende konkrete Vorteile im Arbeitsalltag sehen, werden auch Skeptiker neugierig auf neue Tools.
Besonders geeignet für Pilotprojekte sind klar abgegrenzte Anwendungsfälle, z.B.:
Wichtig ist ein überschaubarer Rahmen, in dem ausprobiert, gelernt und angepasst werden darf. Es ist sinnvoll klein zu starten - in einem klar definierten Pilotbereich mit souveräner datenschutzkonformer generativer KI – und zu skalieren, wenn Mitarbeitende sich sicher fühlen und die Behörde einen klaren Nutzen erzielt.
Die Einführung von Generativer KI braucht zusätzlich zu einer sicheren Technologie auch transparente Kommunikation und eine Kultur, die Neugier und eine offene Fehlerkultur statt Sorge fördert. Entscheidend ist, dass Mitarbeitende früh erleben, wie GenAI ihren Arbeitsalltag tatsächlich verbessert. Behörden, die eventuelle Sorgen ernst nehmen, Vertrauen aufbauen und praxisnahe Use Cases Schritt für Schritt einführen, schaffen optimale Voraussetzungen für einen erfolgreichen und nachhaltigen Rollout.
Sie planen ein KI-Projekt? Wir beraten Sie zu sicheren GenAI-Lösungen für Ihre Behörde und setzen diese mit Ihnen um.
