Use Case: Erfahrungswissen sichern und Wissenstransfer mit KI beschleunigen
IntraFind unterstützt Sie dabei, dieses Erfahrungswissen einfach zu erfassen, fachlich zu prüfen und dauerhaft für berechtigte Mitarbeitende Ihrer Organisation nutzbar zu machen.
Wenn Fachkräfte gehen, darf ihr Wissen nicht verloren gehen
Prozessbeschreibungen und Handbücher bilden in der Regel nur einen Teil der betrieblichen Realität ab. Entscheidungslogiken, Warnsignale, Ausnahmen und bewährte Vorgehensweisen sind dagegen oft nur einzelnen Fachkräften bekannt, nur teilweise dokumentiert, schwer auffindbar oder nicht mehr aktuell.
Bei Ruhestand, Rollenwechsel oder längerer Abwesenheit fehlt dieses implizite Erfahrungswissen genau dann, wenn neue Mitarbeitende oder Vertretungen es benötigen.
Vom Erfahrungsbericht zum nutzbaren Unternehmenswissen
- Wissen erfassen: Fachkräfte teilen ihre Erfahrungen über geführte Interviews, Sprachaufnahmen, Audio, Video oder vorhandene Dokumente.
- Inhalte aufbereiten: KI transkribiert und bereinigt die Beiträge und bereitet sie für die weitere Bearbeitung vor.
- Wissen strukturieren: Prozesse, Rollen, Entscheidungskriterien, Sonderfälle, typische Fehler und Best Practices werden nach einem einheitlichen Modell geordnet.
- Kontext ergänzen: Vorhandene Dokumente und weitere Wissensquellen helfen dabei, Zusammenhänge, Überschneidungen, Widersprüche und fehlende Informationen sichtbar zu machen.
- Fachlich prüfen: Verantwortliche korrigieren, ergänzen, klassifizieren und geben die Inhalte für die Nutzung frei.
- Wissen bereitstellen: Berechtigte Mitarbeitende können das freigegebene Wissen suchen, filtern und über natürliche Fragen erschließen.
- Wissen aktuell halten: Feedback, neue Dokumente und fachliche Änderungen fließen in die laufende Pflege ein.
Wann ist KI-gestützter Wissenstransfer besonders wertvoll?
- Ruhestand und Nachfolge
Langjährige Mitarbeitende geben Fachwissen, Erfahrungswerte und Sonderfallwissen strukturiert an Nachfolger weiter. - Rollenwechsel und Vertretung
Aufgaben, Entscheidungen und Abhängigkeiten bleiben auch bei internen Wechseln oder längeren Abwesenheiten nachvollziehbar. - Einarbeitung
Neue Mitarbeitende erhalten nicht nur Prozessdokumente, sondern auch praktisches Kontextwissen und bewährte Vorgehensweisen. - Service und Instandhaltung
Seltene Fehlerbilder, Ursachen, Warnsignale und wirksame Maßnahmen werden für andere Fachkräfte nutzbar. - Prozessstandardisierung
Unterschiedliche Vorgehensweisen werden sichtbar, verglichen und nach fachlicher Prüfung in gemeinsame Standards überführt.
Mehr als Transkription und Dokumentation
Sprach- oder Videoaufnahmen allein sichern noch kein nutzbares Unternehmenswissen. Erst durch Strukturierung, fachlichen Kontext, Quellenbezug und Freigabe entstehen Inhalte, auf die sich Mitarbeitende im Arbeitsalltag verlassen können. Aus einzelnen Erfahrungsberichten wird ein nachvollziehbarer Wissensbestand für die gesamte Organisation.
Erfahrungswissen dauerhaft nutzbar machen
Wissen finden, verstehen und anwenden
Nach fachlicher Prüfung steht das Erfahrungswissen zentral zur Verfügung. Mitarbeitende können nach Prozessen, Rollen, Fehlerbildern oder Sonderfällen suchen und Fragen in natürlicher Sprache stellen. Sie erhalten verständliche Antworten auf Basis der Informationen, für die sie zugriffsberechtigt sind. Quellen und Kontext bleiben nachvollziehbar.
Geprüftes Wissen statt ungeprüfter KI-Inhalte
- Fachliche Freigabe
KI-generierte Entwürfe werden vor der Veröffentlichung von verantwortlichen Personen geprüft. - Quellen und Versionen
Herkunft, Bearbeitungsstand und Kontext der Inhalte bleiben nachvollziehbar. - Bestehende Zugriffsrechte
Mitarbeitende erhalten nur Zugriff auf Informationen, für die sie berechtigt sind. - Kontrollierter Umgang mit personenbezogenen Angaben
Abhängig vom Anwendungsfall können personenbezogene Informationen erkannt, pseudonymisiert oder anonymisiert werden. - Regelmäßige Überprüfung
Review-Termine und Feedback helfen, veraltete oder unvollständige Inhalte zu erkennen.
Die sichere technische Grundlage von IntraFind
Die IntraFind Enterprise-AI-Plattform erschließt vorhandene Unternehmensinformationen und macht neu erfasstes Erfahrungswissen sicher nutzbar. Bestehende Zugriffsrechte werden berücksichtigt, Quellen bleiben nachvollziehbar und KI-gestützte Workflows können Beiträge transkribieren, strukturieren und für die weitere Nutzung aufbereiten.
- iFinder
Erschließt vorhandene Dokumente und Informationsquellen und stellt das freigegebene Wissen rechtegeprüft bereit. - iAssistant
Ermöglicht natürliche Fragen und quellenbasierte Antworten auf Basis der zugelassenen Wissensinhalte. - Konfigurierbare KI-Workflows
Unterstützen je nach Projekt die Transkription, Strukturierung und Aufbereitung neuer Wissensbeiträge.
Vom gesicherten Erfahrungswissen zum digitalen Experten
Erfasstes und geprüftes Erfahrungswissen kann mit Dokumenten, Fachanwendungen und weiteren Unternehmensinformationen verbunden werden. Daraus kann die Wissensgrundlage für einen Digital Clone entstehen, der fachliche Zusammenhänge abbildet und Mitarbeitende bei konkreten Fragen und Aufgaben unterstützt.
