28.10.2026 | News Diese 5 Anzeichen zeigen: Es hakt beim Wissensmanagement

Wissen gehört zu den wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens. Damit es sein Potenzial entfalten kann, muss es für die Mitarbeitenden aber auch leicht zugänglich und im Arbeitsalltag nutzbar sein. Dass dies nicht immer gelingt, zeigen fünf typische Anzeichen für Defizite beim Wissensmanagement:

1. „Wo finde ich das gleich noch mal?“ ist eine Standardfrage. Um an benötigte Informationen zu kommen, müssen Mitarbeitende verschiedene Systeme, Ordner und Anwendungen durchsuchen. Sie verbringen mehr Zeit mit der Suche nach Informationen als damit, sie zu nutzen. Manchmal ist selbst nach langer Suche nicht klar, ob sie tatsächlich die richtige Information gefunden haben. Das kostet Zeit und kann die Arbeit unnötig ausbremsen.

2. Das Rad wird ständig neu erfunden. Mitarbeitende erstellen eine Analyse, ein Konzept oder eine Kundenpräsentation. Kurze Zeit später stellen sie zufällig fest, dass eine Kollegin oder ein Kollege schon an etwas ganz Ähnlichem gearbeitet hat, an das sie hätten anknüpfen können. Sie haben Zeit darauf verwendet, etwas neu zu produzieren, das im Unternehmen längst vorhanden ist.

3. Veraltete Dokumente sorgen permanent für Ärger. Alte Preislisten werden für Angebote verwendet, überholte Vertragsvorlagen an Kunden geschickt oder Prozesse nach längst nicht mehr gültigen Beschreibungen durchgeführt. Oft fällt das erst im Nachhinein auf, weil ein Kunde verärgert ist oder ein Kollege einen Prozess korrigieren muss. Im schlimmsten Fall kommt es sogar zu Compliance-Verstößen.

4. Ohne bestimmte Kollegen geht gar nichts mehr. Ein Mitarbeitender ist nicht da, und keiner weiß, wie ein bestimmter Prozess funktioniert, warum eine Entscheidung so und nicht anders getroffen wurde oder wie ein kniffliges Problem zu lösen ist. Bei Urlaub oder Krankheit ist das schon problematisch, spätestens beim Jobwechsel oder Ruhestand droht Wissen ganz verloren zu gehen. Oft scheitert es schon daran, dass im Arbeitsalltag niemand Zeit hat, seine Erfahrungen aufzuschreiben. Das gilt besonders für Mitarbeitende ohne eigenen Computerarbeitsplatz, etwa in der Produktion. Wer seit Jahren an einer Maschine steht, erkennt an einem ungewöhnlichen Geräusch sofort, wo das Problem liegt. Solange dieses wertvolle Erfahrungswissen nirgends festgehalten ist, fehlt es, sobald der Kollege nicht mehr da ist.

5. Das Onboarding neuer Mitarbeitender zieht sich. Neue Mitarbeitende suchen erst den richtigen Ansprechpartner – dann die Information. Gerade im Homeoffice fehlt der kurze Zuruf über den Schreibtisch. Wer nicht weiß, wer für ein Thema zuständig ist oder wo relevantes Wissen liegt, braucht deutlich länger, um produktiv arbeiten zu können. Gleichzeitig werden Kolleginnen und Kollegen immer wieder von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten.

„Das Wissen eines Unternehmens ist oft nicht dort, wo es gerade gebraucht wird. Informationen sind über verschiedene Quellen verteilt, ihr Aktualitätsstand ist unklar und Erfahrungswissen steckt nur in den Köpfen einzelner Mitarbeitender“, resümiert Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG. „Moderne Enterprise Search schafft einen zentralen Zugang zu diesem Wissen, und mit generativer KI lässt es sich ganz einfach per Chat abfragen. Zudem hilft KI, Erfahrungswissen überhaupt erst einzusammeln: Mitarbeitende können ihr Wissen zum Beispiel direkt per Smartphone-App diktieren, es wird automatisch erfasst und für andere auffindbar gemacht.“