Mit dieser Herausforderung sind Mitarbeiter von Unternehmen und Behörden täglich konfrontiert: Es liegen Unmengen von Daten vor, laufend kommen neue hinzu, und sie müssen aus diesen Datenbergen die Informationen finden, die für ihre Tätigkeiten relevant sind. Das ist äußerst aufwändig, nimmt viel Zeit in Anspruch und hält sie von ihren eigentlichen Aufgaben ab. Nicht selten werden dabei auch wichtige Informationen übersehen.
Abhilfe können hier Document-Intelligence-Lösungen schaffen. Sie nutzen neueste Verfahren und Methoden der Künstlichen Intelligenz wie Machine Learning, Deep Learning, Transfer Learning und Suchtechnologien mit einem exzellenten Verständnis für Sprache, um in beliebigen Dokumenten und Inhalten relevante Kerninformationen zu erkennen und für die Weiterverarbeitung zu extrahieren. Die Software lässt sich außerdem in beliebige Workflows integrieren, um Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren.
Diese Technologie eröffnet Unternehmen und Behörden vielfältige Einsatzmöglichkeiten. IntraFind, Spezialist für Enterprise Search und KI, erläutert einige Beispiele. Mit Document Intelligence können Organisationen:
- Antragsunterlagen, die beispielsweise über ein Kunden- oder Bürgerportal eingereicht werden, automatisiert auf Stimmigkeit und Vollständigkeit prüfen. Die Antragssteller erhalten bereits während der Dateneingabe Hinweise, wenn Unterlagen korrigiert oder ergänzt werden müssen.
- Themen von Dokumenten identifizieren und diese dann sortieren. So lassen sich etwa eingehende E-Mails automatisiert analysieren und inhaltsbezogen zur Beantwortung weiterrouten beziehungsweise automatische Antworten mit weiterführenden Informationen senden.
- Klauseln und wichtige Datenpunkte in Verträgen erkennen. Das zahlt sich beispielsweise dann besonders aus, wenn bei Gesetzesänderungen oder Firmenübernahmen große Vertragsbestände geprüft werden müssen.
- datenschutzrelevante Informationen im Sinne der DSGVO schnell und zuverlässig ausfindig machen. Dadurch können sie Auskunftsersuchen rasch beantworten oder ihre unstrukturierten Dateiablagen um personenbezogene Inhalte bereinigen, die dort nicht hingehören.
- besonders wertvolle Inhalte wie Patente, Erfindungen und sonstiges geistiges Eigentum lokalisieren. Anschließend können sie diese Inhalte mit entsprechenden Sicherheitsrichtlinien umfassend vor unbefugtem Zugriff schützen.
- Dokumente und Daten identifizieren, die Exportkontrollvorschriften unterliegen. Anschließend kann für jede einzelne Information festgelegt werden, in welchen Ländern sie gespeichert und an wen sie weitergegeben werden darf.
- Ausschreibungen nach Bestandteilen wie Artikeln, Produktnamen oder Dienstleistungen identifizieren. Sie können extrahiert und mit dem eigenen Angebot an Produkten und Leistungen abgeglichen werden.
- ein smartes Matching zwischen Jobbeschreibungen und Bewerberprofilen nutzen, um schnell und zuverlässig geeignete Kandidaten und Kandidatinnen zu finden. Kenntnisse und Fähigkeiten in Lebensläufen werden automatisch identifiziert und mit den Jobprofilen offener Stellen abgeglichen.
„Praktisch alle Unternehmen und Behörden sehen sich mit riesigen Dokumentenbergen konfrontiert – seien es Verträge, Rechnungen, Anträge, Angebote, Berichte, Präsentationen oder E-Mails“, sagt Franz Kögl, Vorstand der IntraFind Software AG. „Document Intelligence unterstützt Mitarbeiter, indem wertvolle Arbeitszeit eingespart werden kann oder hilft dabei, maschinelle Prozesse weiter zu automatisieren und zu digitalisieren. Diese Technologie ist der Schlüssel, um die Digitalisierung konsequent weiterzutreiben – und nicht bei gescannten Dokumenten aufzuhören.“
