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15.03.2021 | Blog Bei Ausschreibungen den Überblick behalten

Alle Unternehmen, die zur Gewinnung von Aufträgen an Ausschreibungsverfahren teilnehmen, können ein Lied davon singen. Es ist sehr zeitaufwendig neben dem Kerngeschäft die oft sehr umfangreichen Unterlagen zu sichten und anschließend zu bewerten, ob eine Teilnahme Sinn macht. Claus Blank vom Münchner Softwarehersteller IntraFind beschreibt ein Unterstützungstool, um im Ausschreibungsdschungel den Überblick zu behalten und spielt ein Anwendungsszenario durch.
Intelligente Such- und Analyse-Software sinnvoll einsetzen

Hinweise auf Ausschreibungen zu bekommen, ist heutzutage kein Problem mehr. Bei der Recherche nach relevanten Ausschreibungen informieren sich Unternehmen über Vergabeplattformen oder lassen sich von entsprechenden Diensten unterstützen, die Firmen mit passenden Alerts versorgen. Hat man eine interessante Ausschreibung erhalten, kann man sich alle Unterlagen dazu recht schnell von einer Plattform herunterladen oder per E-Mail zusenden lassen.

Jetzt geht die Arbeit aber erst richtig los. Es gilt die umfangreichen Unterlagen zu sichten und zu eruieren, ob eine Teilnahme am Ausschreibungsverfahren sinnvoll und aussichtsreich ist bzw. herauszufinden, welche von mehreren zeitgleichen Ausschreibungen priorisiert werden sollen. Für diese Erstbewertung muss das Unternehmen eine Reihe von Informationen herausfinden:

Schritt 1: Analyse des Beschaffungsbedarfs

Um die Leistungsdaten und den Projektumfang zu bewerten und zu sehen, ob das Projekt für das eigene Unternehmen passend und machbar ist und im entsprechenden Zeitraum genügend Kapazitäten vorhanden sind, müssen aus den Ausschreibungsunterlagen herausgefunden werden:

  • Welche (einzelnen) Leistungen sind gefordert?
  • Abgleich der erkannten Lieferbestandteile mit den vorhandenen Produkten, Leistungen oder Artikeln
  • Wie groß ist der Leistungsumfang des Projekts?

Schritt 2: Zuverlässiges Finden aller terminlichen Deadlines

Um zu sehen, ob die Ausschreibung zeitlich machbar ist, muss das Unternehmen alle Termine und Fristen kennen:

  • Anmeldung zur Teilnahme
  • Stellen von Bieterfragen zur Ausschreibung
  • Abgabe des Angebots
  • Präsentationsworkshop Angebotspräsentation
  • Umsetzungsstart
  • Ende der Umsetzung

Schritt 3: Sammeln aller rechtlichen Vertragsgrundlagen

Um das Risiko und den Aufwand, den die vertraglichen Grundlagen mit sich bringen, abzuschätzen, müssen vergaberechtliche Aspekte und entsprechende Dokumente bewertet werden. Dazu gehören z.B.:

  • Beigefügte Verträge/AGBs
  • Links zu zusätzlichen AGBs und Vorschriften im Netz
  • Bestätigungen zu Compliance (Arbeitsrecht, Gleichberechtigung etc.)
  • Gerichtsstand und Geltendes Recht
  • Servicelevel-Agreements zu Servicezeiten, Feiertage etc.
  • Passus zu Konventionalstrafen
  • Compliance- oder Governance-Anforderungen

Schnelle Erstanalyse durch Document Analyzer

Um Zeit zu sparen und Aufwand zu reduzieren, kann man nun alle Ausschreibungsunterlagen in den Document Analyzer von IntraFind laden und mit der Analyse und Bewertung starten.

  • In kürzester Zeit liegt das Analyseergebnis vor: Die Software zeigt sofort alle Deadlines und man kann beurteilen, ob die Firma den Zeitrahmen einhalten kann.
  • Zudem sind alle Vertragsgrundlagen durchforstet. So kann das Unternehmen den Aufwand und das Risiko zur Vertragserfüllung abschätzen.
  • Das Leistungs- und Projektvolumen kann eingeordnet werden: Können und wollen wir teilnehmen?

Die Vorteile: Die Software liefert sehr schnell eine fundierte Entscheidungsgrundlage, ob man an der Ausschreibung teilnimmt. Sie analysiert die Unterlagen in Sekundenschnelle und liefert eine Art „zentrales Inhaltsverzeichnis“ mit einem direkten Link auf die relevanten Textstellen in den Dokumenten, um dort Details nachzulesen. Das KI-basierte Tool übersieht nichts, denn es ist bereits umfassend vortrainiert. Darüber hinaus können unternehmensspezifische fachliche Anforderungen sehr schnell weiter trainiert werden - und zwar ganz einfach durch das Markieren weniger Beispieltexte. So wird die Granularität der Analyse permanent verbessert und bereits gemachte Erfahrungen in Ausschreibungsprozessen fließen als Expertenwissen mit ein.

Fazit: Intelligente Software-Produkte entlasten Mitarbeiter von Standardaufgaben im Arbeitsalltag. Sie helfen den Menschen, aus einer Flut an Daten, zeitsparend und zuverlässig diejenigen Informationen herauszufiltern, die sie zur Erledigung ihrer Aufgaben benötigen. Was diese Informationen bedeuten und welche Handlungen man daraus ableitet, das braucht den menschlichen Sachverstand.

Der Autor

Claus Blank
Senior Account Manager
Claus Blank ist seit 20 Jahren erfolgreich im Vertrieb unternehmensweiter Lösungen mit den Schwerpunkten Enterprise Search, Compliance, eDiscovery, Cognitive Automation und Artificial Intelligence tätig. Bei IntraFind ist er spezialisiert auf den Vertrieb KI-basierter Software für Suche und Content Analyse.
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Claus Blank