Die Menschen sind als private Konsumenten durch die Digitalisierung inzwischen an schnelle Services gewöhnt. Dasselbe erwarten sie als Bürger auch von ihren Kommunalverwaltungen und Ämtern. Das ist aber leichter gesagt als getan, denn bei der Erbringung ihrer Dienstleistungen haben es die Mitarbeiter mit riesigen und komplexen Datenmengen zu tun: von sensiblen personenbezogenen Angaben der Bürger über Verwaltungsvorschriften und Ausführungsbestimmungen bis hin zu aktuellen Verwaltungsunterlagen und Archivdokumenten.
Konkrete digitale Unterstützung bieten moderne Softwarelösungen für Textanalyse, die auf Künstlicher Intelligenz basieren. Solche Lösungen umfassen neueste Verfahren und Methoden wie Machine Learning, Deep Learning, Transfer Learning und Suchtechnologien mit einem exzellenten Verständnis für Sprache. Damit sind sie in der Lage, in beliebig vielen Dokumenten und Inhalten relevante Kerninformationen zu erkennen und für die Weiterverarbeitung zu extrahieren. IntraFind, Spezialist für Enterprise Search und KI, erläutert die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten.
1. Tägliche Informationssuche. Mit einer KI-basierten Suchlösung können Mitarbeiter in Behörden Informationen, die sie jeden Tag für die Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, über ein zentrales Cockpit schnell und zuverlässig finden. Dabei spielt es keine Rolle, wo sie gespeichert sind: auf internen Servern, in Fachanwendungen, E-Mail-Systemen oder in der Cloud. Die Suche nach Informationen ist genauso einfach und effizient wie eine Recherche im Internet.
2. Routing eingehender E-Mails. KI-basierte Lösungen können Themen von Dokumenten identifizieren und sie entsprechend sortieren. Das ermöglicht es öffentlichen Verwaltungen, E-Mails, die in ihren info@-Postfächern eingehen, schneller abzuarbeiten. Nachrichten werden automatisch analysiert und zur Weiterverarbeitung an die richtigen internen Stellen geleitet.
3. Vollständigkeitsprüfung auf Bürgerportalen. Wenn Bürger Antragsunterlagen über ein Portal einreichen, prüft die Software sie automatisiert auf Vollständigkeit. Fehlen Unterlagen weist sie die Antragssteller gleich bei der Dateneingabe darauf hin. Mitarbeiter müssen sich nur noch um die Fälle kümmern, die komplett sind und können Anträge deshalb schneller bearbeiten. Auch für die Antragsteller verkürzt sich dadurch der Prozess.
4. Erteilung von DSGVO-Auskünften. KI-basierte Lösungen sind in der Lage, in Millionen von gespeicherten Dokumenten blitzschnell personenbezogene Daten wie Namen, Adressen oder Telefonnummern aufzuspüren. Behördenmitarbeiter können Auskunftsersuchen von Bürgern nach der DSGVO dadurch postwendend und komplett beantworten.
5. Einhaltung von Regularien. Durch KI-basierte Textanalyse ist es zudem möglich, die gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen der DSGVO ebenso wie andere Regularien mit weniger Aufwand einzuhalten. Durch schnelles Finden und Klassifizieren von Inhalten filtert sie aus großen unstrukturierten Dateiablagen fragliche Fälle heraus. Die Behörden können sie dann prüfen und ihre Ablagen gegebenenfalls um Inhalte bereinigen, die dort nicht hingehören.
„Künstliche Intelligenz ist kein Wundermittel. Viele Verwaltungsprozesse müssen auch weiterhin von Menschen abgeschlossen werden“, betont IntraFind-Vorstand Franz Kögl. „Aber sie kann viele Vorarbeiten, bei denen es um die Sortierung von Inhalten und Datensichtung geht, zuverlässig, objektiv und vollautomatisiert erledigen. Sie entlastet Mitarbeiter von Standardaufgaben und ermöglicht damit schnellere Services und eine effizientere Verwaltung. Das freut die Menschen doppelt: als Bürger und als Steuerzahler.“
Weiterführende Informationen zur Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung finden sich unter https://intrafind.com/de/oeffentliche-verwaltung.
