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18.05.2018 | News IntraFind-Tool spürt personenbezogene Daten in beliebigen Dokumenten auf

IntraFind, Spezialist für Enterprise Search und Content Analytics, unterstützt Unternehmen mit einem neuen Tool bei der DSGVO-Compliance. Die Softwarelösung DSGVO-Monitor ermöglicht ihnen, personenbezogene Informationen auf Fileservern unkompliziert und zuverlässig zu identifizieren.

Mit dem neuen DSGVO-Monitor von IntraFind lässt sich eine zentrale Herausforderung der europäischen Datenschutzgrundverordnung meistern. Während personenbezogene Daten in ERP- oder CRM-Systemen aufgrund der strukturierten Datenhaltung recht einfach identifizierbar sind, ist dies in unstrukturierten Datenbeständen von Ablagesystemen erheblich schwieriger. Hier schafft die Softwarelösung von IntraFind Abhilfe.

Auf Basis von Content- und Text-Analytics-Technologie sowie Künstlicher Intelligenz (KI) untersucht der DSGVO-Monitor sämtliche Dokumente und Dateien auf den Fileservern. Als Ergebnis listet er alle Verzeichnisse und Dateien inklusive ihrer Pfade auf, in denen sich personenbezogene Daten befinden. Zusätzlich lassen sich die gefundenen Daten noch mit existierenden Personenlisten wie Mitarbeiterverzeichnissen oder Active-Directory-Einträgen abgleichen. Unternehmen erhalten so einen umfassenden Überblick, wo in ihren Fileshares personenbezogene Daten gespeichert sind. Macht es die DSGVO erforderlich, können sie diese Daten gezielt löschen, anonymisieren oder in das DSGVO-Verfahrensverzeichnis aufnehmen. Ebenso kann im Auskunftsfall ermittelt werden, ob es personenbezogene Daten der betreffenden Person auf den unstrukturierten Dateiablagen gibt.

Der DSGVO-Monitor basiert auf iFinder5 elastic von IntraFind und damit auf einem etablierten Standardprodukt für die unternehmensweite Suche. Die einsatzfertige Lösung steht als Kauf- oder Mietversion zur Verfügung und lässt sich sowohl auf einem dedizierten Server als auch in einer virtuellen Umgebung betreiben. Ihre Installation kann durch den IntraFind Professional Service oder durch die hauseigene IT-Abteilung erfolgen. „Wohl die wenigsten Unternehmen wissen, welche Daten in ihren Ablagesystemen für die Umsetzung der DSGVO relevant sind“, sagt Franz Kögl, Vorstand bei IntraFind in München. „Unser neues Tool ist deshalb ein wichtiger Baustein für die DSGVO-Compliance. Es gibt den Verantwortlichen die Sicherheit, dass in ihren umfangreichen Dateiablagen keine unerkannten personenbezogenen Risiken schlummern. Die Lösung eignet sich nicht nur für die Analyse von Dokumenten in Dateiablagen, sondern auch für unstrukturierte Inhalte, die in Wikis, Mails oder anderen Anwendungen liegen.