Erhält ein Unternehmen ein Auskunftsersuchen nach Artikel 15 der DSGVO gilt es rasch zu reagieren. Was oft unterschätzt wird, ist die schnelle und vollständige Auffindbarkeit der Daten. Denn sie liegen in der Regel nicht nur in strukturierten Datenbanken, sondern gerade auch unstrukturiert auf Fileservern, in E-Mails, Textdateien, Tabellen oder anderen Dokumenten. Enterprise Search-Software ermöglicht es den Nutzern, strukturierte und unstrukturierte Daten aus unterschiedlichen Quellen vollständig zu finden. Das funktioniert jedoch nur, wenn die Qualität der Daten stimmt. Schließlich durchsucht die Software technisch gesehen nicht nur den Volltext von Dokumenten, sondern auch deren Metadaten. Das sind Zusatzinformationen über die Daten, wie Autorenname, Dokumententyp etc. aber auch Themen-Metadaten. Leider sind Metadaten in der Realität oft unvollständig, weil sie vom Ersteller des Dokuments nicht gepflegt wurden. Eine moderne Enterprise Search-Software ist in der Lage neue, fehlende Metadaten automatisch zu ergänzen und so die Qualität der Daten enorm zu verbessern.
Mit intelligenter Software Daten finden und klassifizieren
Mittels intelligenter KI-Verfahren reichert die Software bestehende Daten automatisch mit relevanten Metadaten an und klassifiziert sie beispielsweise in vorgegebene Themenfelder. So können Unternehmen die Inhalte ihrer Dokumente lückenlos nach gewünschten oder rechtlich vorgegebenen Kriterien analysieren. Die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig: Firmen spüren damit nicht nur personenbezogene Daten nach den Vorgaben der DSGVO auf, sondern auch Daten, die vertraulich sind und nicht nach außen gelangen dürfen oder Daten, die nötig sind, um Exportkontrollvorschriften zu erfüllen. Die Anreicherung von Metadaten ist dabei problemlos für mehrere hundert Millionen oder sogar Milliarden Dokumente möglich. Vor allem große Unternehmen mit riesigen und heterogenen Datenbeständen profitieren deshalb ganz besonders von den Fähigkeiten einer intelligenten Software, die schnelle und zuverlässige Ergebnisse liefert.
Mit überschaubarem Aufwand können die Firmen Szenarien vermeiden, in denen sie Geld verlieren würden oder Strafen zahlen müssten, nur weil es ihnen am Überblick über ihre Daten mangelt. Denn gerade bei Compliance-relevanten Szenarien im Unternehmen spielt eine solche Software ihre Stärke aus.
Compliance & Co – so profitieren Unternehmen vom Software-Einsatz
Datenschutzgesetze einhalten: Unternehmen erhalten einen Überblick, wo überall datenschutzrelevante Informationen liegen, etwa personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Mitarbeiter können diese schnell und zuverlässig auffinden, wenn ein Auskunftsersuchen beantwortet werden muss oder bestimmte personenbezogene Daten gelöscht werden müssen.
Geistiges Eigentum schützen: Organisationen können wertvolle Inhalte wie Patente, Erfindungen und sonstiges geistiges Eigentum eines Unternehmens schnell lokalisieren und mit entsprechenden Sicherheitsrichtlinien umfassend vor unbefugtem Zugriff schützen.
Geheimhaltungsvorschriften einhalten: Dasselbe gilt für Inhalte, für die gesetzliche Vorschriften zur Geheimhaltung gelten, die unternehmensinternen Geheimhaltungsstufen unterliegen oder aufgrund ihrer Vertraulichkeit nur bestimmten Personenkreisen zugänglich gemacht werden dürfen.
Exportkontrollvorschriften erfüllen: Exportierende Unternehmen können eine sichere Exportkontrolle betreiben. Sie wissen für jede einzelne Information, in welchem Land sie gespeichert wird und an wen sie weitergegeben werden darf.
Unternehmen sollten sich fragen, wie gut sie ihre Daten kennen, um für solche Szenarien gewappnet zu sein. Enterprise Search bietet eine zentrale Infrastruktur für moderne Informationsbereitstellung, die tief in die verschiedensten Unternehmensprozesse integriert ist. Viele unserer Kunden nutzen diese Vorteile bereits und betreiben durch intelligente, KI-getriebene Content-Anreicherung mit der Lösung iFinder ein effizientes und zuverlässiges Datenmanagement.
