Unternehmen tragen die Verantwortung, angemessen mit sensiblen Daten umzugehen. Wenn Mitarbeiter versehentlich, unbedacht oder gar vorsätzlich geistiges Eigentum, wie beispielsweise Konstruktionsdaten, an unbefugte interne oder externe Empfänger versenden, kann das finanzielle Verluste oder empfindliche juristische Konsequenzen zur Folge haben. Haben Mitarbeiter Zugang zu persönlichen Informationen, die sie gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht einsehen sollten, oder speichern Unternehmen unberechtigt personenbezogene Daten, kann dies zu erheblichen Geldstrafen führen.
Die Lokalisierung sensibler Daten ist eine Herausforderung: Sie liegen nicht nur transparent in strukturierten Datenbanken wie ERP- oder CRM-Systemen vor, sondern sind oft auch in Dateien mit unstrukturierten Daten wie E-Mails, Textdokumenten oder Tabellen versteckt. Diese unstrukturierten Informationen zu finden, stellt besonders dann eine Hürde dar, wenn die Metadaten, die für eine thematische Erfassung erforderlich sind, veraltet, unvollständig oder fehlerhaft sind oder schlicht fehlen. Hinzu kommt, dass die Anzahl der Dokumente in den Organisationen ständig zunimmt und diese über verschiedene IT-Systeme verteilt und gespeichert sind: Beispielsweise schlummern sie in Filesystemen, Unternehmensportalen, Wikis oder verschiedenen Cloud-Plattformen.
Eine Lösung für dieses Problem bieten Enterprise Search-Systeme. Sie werden klassischerweise für die effiziente unternehmensweite Suche nach Informationen verwendet. Ihre KI-basierten Funktionen machen sie sowohl zu idealen Werkzeugen für Data Discovery als auch für Data Classification. Mittels Konnektoren erfassen sie verschiedene Datenquellen und durchsuchen diese. Durch intelligente Textanalyse in Kombination mit Machine Learning und Deep Learning erfassen sie die Inhalte von Dokumenten thematisch – egal ob die Informationen in strukturierter oder unstrukturierter Form vorliegen.
Wieso ist softwaregestützte Data Discovery und Classification wichtig?
Die Indizierung der Daten und die Datenklassifizierung durch eine Enterprise Search-Software wie von IntraFind unterstützt wichtige Aktivitäten, Prozesse und Tools im Unternehmen. Darunter:
Da die Menge der Daten, die von Unternehmen erstellt und verarbeitet werden, stetig wächst, steigen auch die Anforderungen an das Datenmanagement. Dazu gehört auch der Aufbau von Funktionen für die Datenerkennung und -klassifizierung, mit denen sich feststellen lässt, wo sich Daten befinden und welche Daten sensibel sind.
Unternehmen können Dokumente, die internen Compliance-Vorschriften oder gesetzlichen Bestimmungen unterliegen, automatisch von der Enterprise Search-Lösung erkennen und klassifizieren lassen. Dies funktioniert auch bei großen Datenmengen sehr schnell und zuverlässig. Die Klassifikationen werden dann vom System in Form von Metadaten anhängend an den entsprechenden Dokumenten gespeichert. Auf diese Weise können Unternehmen Dateien ausfindig machen und labeln, also verschlagworten, die geistiges Eigentum wie Patente oder Erfindungen enthalten, gesetzlichen Vorgaben zur Geheimhaltung oder Exportkontrolle unterliegen, oder persönliche Informationen gemäß DSGVO aufweisen.
Die Labels, also Kennzeichnungen, die durch die Enterprise Search-Lösung erstellt werden, ermöglichen es Unternehmen, technische Lösungen zum Schutz sensibler Daten zu implementieren. Beispielsweise können sie Lösungen einsetzen, die den Versand und das Hochladen von Dateien, die geistiges Eigentum enthalten, verhindern oder den Zugriff der Mitarbeiter auf Dokumente mit persönlichen Informationen einschränken. Die Labels erleichtern auch die Arbeit der DSGVO-Verantwortlichen. Mit ihrer Hilfe lassen sich alle relevanten Daten im Unternehmen zuverlässig auffinden und systematisch organisieren, Daten löschen, verschlüsseln oder verschieben. Darüber hinaus können sie DSGVO-Auskunftsersuchen schnell und umfassend beantworten.
Software-gestütztes Data Labeling im Zusammenspiel mit einer Data Protection-Lösung ermöglicht es Organisationen, ihre Daten proaktiv zu managen und vor unberechtigtem Zugriff zu schützen. So haben sie stets die Kontrolle darüber, welche Daten an wen weitergegeben werden können. Die Software erkennt Informationen in Dokumenten nach Organisations-eigenen oder allgemein gültigen Compliance-Regeln und klassifiziert die Dokumente entsprechend. Sie generiert KI-basiert zu jedem Dokument Metadaten wie Vertraulichkeitsstufen, Dokumentenart, Verfasser und andere Klassifikationen. Diese Klassifizierungen bilden die Grundlage zur weiteren Datenverwendung innerhalb und außerhalb der Organisation.
Die Einsatzmöglichkeiten als Tool für Sensitive Data Discovery und Classification zeigt, dass Enterprise Search-Software ihre Stärke in geschäftskritischen Informationsprozessen ausspielt und eine zentrale Infrastruktur für intelligente Informationsbereitstellung bietet. Ihre Anwendungsgebiete reichen von effektivem Wissensmanagement über die vereinfachte Erfüllung organisationsinterner und gesetzlicher Vorgaben bis hin zu Big-Data-Analysen.
Fazit: Durch den Einsatz von Enterprise Search-Systemen können Organisationen nicht nur ihre sensiblen Daten effektiv schützen, sondern auch eine bessere Kontrolle über ihre Informationen erlangen und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften sicherstellen. Es ist entscheidend, dass Unternehmen und Behörden sich der Bedeutung der Identifizierung und Klassifizierung sensibler Daten bewusst sind und geeignete Maßnahmen ergreifen, um ihre Daten im Griff zu haben.
