Obwohl sich Enterprise Search-Software bei vielen Unternehmen und Behörden längst etabliert hat, herrschen anderenorts immer noch falsche Vorstellungen über dieses Tool. Hier die gängigsten davon:
1. Enterprise Search ist ein "Unternehmens-Google". Viele setzen Enterprise Search beispielsweise mit den Suchmaschinen gleich, die sie aus ihrem Privatleben kennen. Auf den ersten Blick gibt es tatsächlich äußerliche Ähnlichkeiten – bei näherem Hinsehen jedoch zeigen sich grundlegende technologische Unterschiede: So crawlt eine Internetsuchmaschine Webseiten und rankt ihre Treffer unter anderem nach Linkhäufigkeit. Enterprise Search dagegen ermittelt ihre Treffen nach echter inhaltlicher Relevanz. Zudem durchsucht sie in erster Linie zuvor definierte verschiedene interne Datenquellen wie Fileserver, E-Mail-Systeme oder Intranet und angebundene externe Quellen wie Fachdatenbanken. Dabei bietet eine moderne Enterprise Search mehr als die Basis-Volltextsuche von Websuchmaschinen. So ermittelt sie etwa ihre Autocomplete-Vorschläge aus den Inhalten und nicht aus Suchanfragen anderer Nutzer. Weitere wichtige Unterschiede: Der Suchalgorithmus einer Enterprise Search ist keine Black Box, sondern transparent und von IT-Administratoren beeinflussbar. Nicht zuletzt stehen bei der Unternehmenssuchmaschine hohe Sicherheitsanforderungen im Fokus. Mitarbeiter bekommen nur solche Treffer angezeigt, die sie auch berechtigt sind, zu sehen.
2. Es müssen sofort viele Datenquellen angebunden sein. Hier gilt oft das Motto „Think big-start small“. Im Sinne einer erfolgreichen Implementierung kann es ratsam sein, erst einmal klein anzufangen und nur eine überschaubare Datenmenge zu indexieren, also an die Suchmaschine anzubinden – beispielsweise nur Teilbereiche der Fileserver. Auch dann entfaltet Enterprise Search bereits einen großen Nutzen. Step by Step können im Anschluss weitere Datenquellen angebunden und die Anwendung kann für immer mehr Mitarbeiter ausgerollt werden.
3. Die Implementierung ist zeitaufwändig. Eine professionelle Enterprise Search-Software verfügt über zahlreiche Standard-Konnektoren, die eine unkomplizierte Anbindung an unterschiedlichste Datenquellen ermöglichen. So ist sie bei normalen Anforderungen in wenigen Stunden installiert und der Suchindex an die gewünschten Datenquellen angebunden. Als Spitzenwerte gibt es Fälle, in denen innerhalb von vier Stunden die Software installiert wurde und zwei Millionen Dokumente indiziert waren. Nach der Installation musste lediglich noch der Administrator kurz geschult werden.
4. Enterprise Search ist kostspielig. Die Anschaffung einer qualitativ hochwertigen Enterprise Search bedeutet sicherlich ein Investment. Es gibt jedoch klare ROI-Berechnungen, die zeigen, dass sich die Anschaffungskosten durch die erhöhte Effizienz der Mitarbeiter rasch amortisieren. Zudem sind die Betriebskosten einer professionellen Lösung gering. Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen führte eine Enterprise Search-Anwendung für Service-Mitarbeiter ein. Interne Messungen zeigten, dass selbst erfahrene Mitarbeiter der Service-Hotline, die bereits wissen, wo sie zu suchen haben, die nötigen Informationen mit Hilfe der Suchmaschine bis zu elf Mal schneller finden. Nur durch diesen einen Use Case amortisierten sich die Kosten für die Gesamtanschaffung innerhalb von neun Monaten. Bei neuen und unerfahrenen Mitarbeitern fallen die Ergebnisse noch einmal deutlich positiver aus.
5. Enterprise Search ist nur etwas für Großunternehmen. Die zentralen Mehrwerte von Enterprise Search liegen in enormer Zeitersparnis, besserer Nutzung des vorhandenen Wissens, und damit in effizienterem Arbeiten. Auch in mittelständischen Unternehmen gibt es in aller Regel zu viele Daten, als dass jeder Mitarbeiter immer wüsste, wo eine Information abgelegt ist oder wie ihr aktueller Stand ist. Zudem ist eine moderne Enterprise Search-Software KI-basiert und kann Informationen deshalb nicht nur finden, sondern auch analysieren und sinnvoll miteinander verknüpfen. Durch diese Eigenschaften und die möglichen schlanken Einführungsprojekte können mittelständische Firmen genauso von Enterprise Search profitieren wie Konzerne – und Kommunalverwaltungen genauso wie große Landes- oder Bundesbehörden.
Setzen Organisationen auf die richtige Software und den richtigen Anbieter, ist die Implementierung weder kompliziert noch zeitaufwändig und die Anschaffungskosten amortisieren sich schnell. Enterprise Search ermöglicht Unternehmen und Behörden ein effizientes Wissensmanagement über alle Unternehmensdatenquellen hinweg und ist ein unverzichtbarer Teil eines jeden digitalen Arbeitsplatzes.
