Dabei kann die Software relevante Informationen, die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen, nicht nur in Sekundenschnelle finden, sondern auch analysieren und zueinander in Beziehung setzen. Damit dies funktioniert, benötigt die im Hintergrund laufende Software ein tiefes linguistisches Textverständnis, was nur mit hochentwickelter KI-Technologie realisiert werden kann.
Enterprise Search-Software kann Mitarbeiter in ihrer Tätigkeit optimal unterstützen und bei den Themen verstärken,
1. wo sie dem Menschen überlegen ist - nämlich in der Geschwindigkeit Texte zu lesen und diese nach bestimmten Themen oder Stichworten zu durchsuchen und damit auch darin riesige Datenmengen bis zu Milliarden von Dokumenten in kurzer Zeit zu durchforsten.
2. bei Routineaufgaben. Mit den von der Software erhaltenen Informationen kann sich der Mensch verstärkt den Aufgaben widmen, die wirklich menschliche Intelligenz benötigen - nämlich mit diesen Informationen überlegt weiterzuarbeiten.
Hier sind nur einige klassische Beispiel-Szenarien wie die Software den Menschen augmentieren kann:
Vertragsanalyse
KI-basierte Software analysiert Verträge und andere juristische Dokumente und extrahiert automatisiert die wichtigsten Inhalte und Klauseln. Hilfreich ist das beispielsweise bei Due Diligence-Verfahren, bei denen oft innerhalb kürzester Zeit umfassende Vertragsbestände ausgewertet werden müssen oder bei der Bearbeitung von immer wiederkehrenden Analysearbeiten, etwa in Massenverfahren. Der Effekt: Die Juristen gewinnen wieder mehr Zeit für ihre Kernaufgaben: Risiken einschätzen, Entscheidungen treffen und Mandanten betreuen.
Die menschlichen Erkennungs- und Verarbeitungsmöglichkeiten werden KI-basiert dahingehend augmentiert, dass die Software als intelligente Lesehilfe fungiert und dem Menschen rudimentäre, kognitive Erkennungs- und Sortierarbeiten abnimmt, da Verträge automatisiert in Klauseln und Datenpunkte zerlegt werden und damit besser und schneller vom Fachexperten bewertet und weiterverarbeitet werden können. Die Maschine entlastet von zeitfressenden Basisarbeiten und schafft somit Raum für mehr fachliche Exzellenz.
Support im Kundenservice
Mitarbeiter aus dem Kundenservice können über eine zentrale Suche sowohl nach Inhalten aus Handbüchern als auch nach anderen hilfreichen Dokumenten suchen. Das spart Arbeitszeit und der Kunde erhält schneller eine Antwort auf seine Anfrage – auch wenn er das Problem unter Umständen anders schildert als es in der Musterlösung der FAQ-Datenbank hinterlegt ist.
Auch hier werden im Rahmen der Augmentierung service-relevante Inhalte für die Beantwortung einer Frage mittels intelligenter Suchfilter vernetzt sowie KI- gestützte Erkenntnisse als zusätzliche Metadaten des Dokuments und des Knowledge Graph angezeigt. Dem Benutzer werden so als zentrale Hilfestellung für die Lieferung der richtigen Support-Antwort alle Informationen durch intelligente Relevanzberücksichtigung auf einmal an die Hand gegeben.
Analyse DSGVO-relevanter Daten
Mit Hilfe von Enterprise Search-Anwendungen können personenbezogene Daten gezielt aufgespürt werden - egal ob sie auf Fileservern, in E-Mails, im ERP- oder CRM-System gespeichert sind. Mitarbeiter bekommen damit einen exakten Überblick, wo DSGVO-relevante Daten liegen. So können sie bei Bedarf Daten löschen und bei Auskunftsersuchen schnell reagieren.
Die Leistungsverbesserung entsteht im iFinder DSGVO durch die blitzschnelle Extraktion personen- oder fallspezifischer Daten, der Validierung von Erkenntnissen mittels Sortierung und Anzeige in der Trefferliste, dem Highlighting von Suchergebnissen in den Dokumenten und der Dokumenten-Vorschau sowie der Vernetzung der Inhalte mittels intelligenten Suchfiltern.
E-Discovery
Im Zuge juristischer Verfahren helfen Enterprise Search-Anwendungen bei der Identifizierung digitaler Beweismittel und ermittlungsrelevanter Daten. Strukturierte und unstrukturierte Daten wie E-Mails werden dabei durchsucht. Experten prüfen dann die extrahierten Daten im Hinblick auf Relevanz für den betreffenden Sachverhalt.
Die Fähigkeit des umfassenden Aufspürens Compliance-relevanter Sachverhalte mit einer entsprechenden intelligenten Filterung und Aggregation sorgt für eine deutliche Verbesserung der Recherche- und Analysekapazitäten des Fachanwenders.
Analyse von maschinengenerierten Daten
Nur wenn aus IoT-Daten, also maschinengenerierten Daten, auch Einsichten gewonnen werden können, die zu verlässlichen Vorhersagen und nachvollziehbaren Handlungsanweisungen führen, lässt sich der maximale Mehrwert generieren. Mit Hilfe von Enterprise Search-Anwendungen können zum Beispiel in Produktionsprozessen Protokolldaten schneller ausgewertet und Maschinen, die Fehler verursacht haben, identifiziert werden – und zwar über Datensilos hinweg.
Das Zusammenführen von strukturierten und unstrukturierten Daten zu einer verdichteten Datenbasis ermöglicht eine bessere Analyse und liefert einen umfassenderen Überblick für eine fundierte Entscheidungsfindung.
Fazit: Indem eine KI-basierte Enterprise Search-Lösung wie der iFinder von IntraFind dem Mitarbeiter in kürzester Zeit die für seine Arbeit relevanten Informationen zur Verfügung stellt, kann dieser datenbasiert Problemlösungen finden, Kunden beraten, kurzum seinen Job machen. Die Künstliche Intelligenz erledigt dabei lediglich einen vorher definierten Auftrag und erweitert die menschlichen Fähigkeiten. Der Mensch bleibt aber weiterhin unersetzbar, denn nur er kann die gefundenen Informationen weiterverarbeiten, daraus Rückschlüsse ziehen und gut informiert die richtigen Entscheidungen treffen.
