26.07.2018 | Blog Enterprise Search für Juristen

In der Praxis liegen Mietverträge, Arbeitsverträge, Leasingverträge oder Anlagen und Sonderbestimmungen zu bereits vorhanden Verträgen meist unstrukturiert über verschiedene Systeme verteilt vor – sei es auf Fileshares, Exchange Servern oder in Sharepoint oder anderen Collaborations-Systemen. Unternehmensjuristen müssten jedes System einzeln ansteuern und durchsuchen. Oft fehlt das Wissen, welche Verträge es überhaupt gibt oder wo welche Rechtsdokumente zu bestimmten Themen zuvor abgelegt wurden.

Mit dem iFinder bieten wir eine Enterprise Search Anwendung, mit der Sie über eine einzige Benutzeroberfläche zentral und unternehmensweit in strukturierten und unstrukturierten Daten suchen können. Der iFinder umfasst über 60 Konnektoren und kann an sämtliche relevanten Datenquellen angebunden werden. So lassen sich mit unserer Software zum Beispiel 10.000 Verträge, die in Share Point gespeichert sind, intelligent suchbar und damit für den Fachjuristen nutzbar machen.

Unternehmensjuristen bekommen über die zentrale Suchoberfläche einen schnellen und effizienten Zugriff auf die gewünschten Verträge. Die ausgereifte Linguistik sorgt für eine vollständige und genaue Trefferliste. So ist sie in der Lage, Begriffe auf ihre Grundform zurückzuführen und erkennt auch Mehrwortbegriffe wie „Gesetzesbücher“. Anwender müssen also nicht wissen, in welcher Form der Begriff in den Dokumenten hinterlegt ist.

Mit dem iFinder lassen sich viele suchgetriebene Use Cases realisieren, die in der täglichen Arbeit unterstützen. Diese Mehrwerte reichen einigen unserer Kunden – anderen nicht. Hier gehen wir mit einem Spezialprodukt, dem Contract Analyzer, eine Stufe tiefer und erschließen damit weitere Kosteneinsparungspotentiale.

Dokumenten- und klauselbasierte Suche von und in Verträgen mit Enterprise Search Software

Wie bei einer herkömmlichen Suchmaschine liefert der iFinder5 elastic eine „klassische“ dokumentenbasierte Sicht. Der Contract Analyzer erweitert die Funktionalitäten des iFinder5 elastic, also die klassische Volltextsuche, zusätzlich mit AI-basierten Content Analytics-Funktionen und liefert auch eine klauselbasierte Sicht. Die Intelligenz dieser Software ist in der Lage, Vertragsdokumente in Klauseln aufzubrechen. Der Fachjurist bekommt die relevanten Klauseln übersichtlich präsentiert und erspart sich damit das seitenlange Lesen von Verträgen. Die Software macht damit Verträge leichter analysierbar und fungiert als smarte Lesehilfe. Das spart Zeit und damit Kosten.

Über diese Klauselerkennung und Auflistung der einzelnen Vertragsbestandteile ergeben sich für den Unternehmensjuristen folgende Nutzungsmöglichkeiten:

• Vergleich von Klauseln von zwei verschiedenen Verträgen miteinander,
• Hinterlegen von optimal formulierten Klauseln und Vergleich einzelner Klauseln mit dieser Optimalform, um zum Beispiel kritische Klauseln und Risiken in Bestandsverträgen aufzudecken und daraus Handlungsempfehlungen zu geben oder bei der Neuverhandlung eines Rahmenvertrags die Änderung einer bestimmten Vertragsklausel vorher abzuklären
• Vergleich von zwei Dokumenten, um schnell Änderungen zwischen altem und neuem Bearbeitungsstand zu erkennen,
• Suchgetriebene Use Cases auf Dokumentenebene,
• Klausel-orientierte Suche, um z.B. alle Exklusivitätsklauseln eines Datenbestands zu prüfen – und nicht diese aufwändig in den einzelnen Verträgen erst suchen zu müssen,
• Monitoring vom Webseiteninhalten, Richtlinien, Bundesgesetze oder Normen,
• Forensische Suche für die Eigenanalyse von ermittlungsrelevanten Daten.

Enterprise Search Anwendungen bieten daher über die klassische Volltextsuche hinaus eine intelligente Hilfe für die Bearbeitung von Verträgen. Je nach Szenario können Fachjuristen die Anwendung als bloße Suchlösung für die Suche nach bestimmten Verträgen oder Klauseln nutzen oder den Funktionsumfang mit dem Contract Analyzer mit Content Analytics Features erweitern, die darüber hinaus auch Klauseln erkennen und auflisten oder Webseiten auf Änderungen hin monitoren.