Im Arbeitsalltag benutzt ein Mitarbeiter ganz unterschiedliche Applikationen für Kommunikation, Kollaboration, Wissensmanagement und Prozesse. Diese Anwendungen sind oft nicht untereinander vernetzt, was zur Folge hat, dass die Informationen in einzelnen Datensilos liegen und nicht miteinander verknüpft werden können. Vor diesem Hintergrund entwickelt sich die Suche nach benötigten Informationen, egal ob sie nun im Intranet oder auf Fileservern, in E-Mail-Systemen, Microsoft 365, Dokumenten-Management-Systemen oder der Cloud liegen, zu einer Herkulesaufgabe. Was allerdings schon im normalen Arbeitsalltag eine echte Herausforderung darstellt, wird im Home-Office nicht einfacher. Zudem arbeiten in vielen Unternehmen Teams an verteilten Standorten innerhalb eines Landes oder sogar länderübergreifend. Sie müssen, um effizient handeln zu können, jederzeit einen intelligenten Zugriff auf alle wichtigen Informationen haben – und zwar schnell, umfassend und rechtegeprüft.
Eine intelligente Suche erleichtert das Arbeiten
Zentraler Dreh- und Angelpunkt eines digitalen Arbeitsplatzes muss deshalb eine „Enterprise Search“ oder „Universelle Suche“ sein. In der Vergangenheit oft auf die reine Keyword-basierte Suche beschränkt, haben sich die Lösungen inzwischen massiv weiterentwickelt und können als zentrale Wissensinfrastruktur des Digital Workplace fungieren. Zu ihren wichtigsten Aufgaben zählt es, den Mitarbeitern von der Startseite ihres digitalen Arbeitsplatzes aus, das zentrale Suchen und Auffinden benötigter Informationen aus allen relevanten Quellen zu ermöglichen – und das natürlich rechtegeprüft und personalisiert. Durch die Zusammenführung von Datensilos befreit eine Enterprise Search-Software die Mitarbeiter von der lästigen Aufgabe, jede in Frage kommende Quelle mühsam separat durchsuchen zu müssen. Auch werden viele datenbankgestützte Fach-Anwendungen wie ein Produktdatenmanagement- oder Qualitätssystem bei herkömmlichen Ansätzen vergessen – das sind aber Datenquellen, die beispielsweise für die Entwicklungsabteilung unerlässlich sind und wertvolle Unternehmensinformationen beinhalten. Zur einfachen Anbindung der unterschiedlichsten Datenquellen – seien es strukturierte oder unstrukturierte Datenbestände, die sich auf den eigenen Servern oder in der Cloud befinden – bieten moderne Enterprise Search-Anwendungen ein breites Set an Standard-Konnektoren. Diese Anbindung ist auch für riesige Datenbestände in Petabyte-Größe über verschiedene Standorte oder global verteilte Daten möglich.
Ein weiterer wesentlicher Faktor ist, relevante Informationen nicht nur zu finden, sondern zu analysieren und zueinander in Beziehung zu setzen. Dies erfordert ein tiefes linguistisches Textverständnis der im Hintergrund laufenden Software und kann nur mit hochentwickelten KI-Technologien wie Natural Language Processing oder Machine Learning realisiert werden. Künstliche Intelligenz hilft, Routineaufgaben und Prozesse zu automatisieren, indem etwa eingehende E-Mails aus einem Sammelpostfach an den zuständigen Kollegen weitergeleitet, Support-Tickets an die zuständigen Help-Desk-Mitarbeiter geschickt oder im Rahmen der DSGVO-Compliance automatisch vertrauliche Informationen, personenbezogene Daten sowie Löschfristen erkannt werden. Eine Enterprise Search-Lösung stellt schlussendlich auch sicher, dass alle Benutzer in ihren Trefferlisten nur die Informationen angezeigt bekommen, die auch von ihnen gesehen werden dürfen. Ist die Lösung zudem mandantenfähig, kann die IT über eine zentrale Installation verschiedene Unternehmensbereiche oder auch Tochterfirmen mit eigenen, maßgeschneiderten Such- und Wissensmanagementlösungen beliefern – Enterprise Search as a Service also.
Vernetzte Informationen als Basis für den digitalen Arbeitsplatz
Je mehr Datensilos oder verstreute Systeme entstehen, desto weniger wissen Unternehmen, wo die entscheidenden Informationen liegen und desto mehr Zeit verbringen die Mitarbeiter mit der Suche danach. In der Konsequenz führen falsche beziehungsweise fehlende Informationen zu falschen Entscheidungen. Es mag auf den ersten Blick trivial erscheinen – dass Mitarbeiter schnell und effizient von überall her auf vernetzte Informationen zugreifen können, ist die Basis für einen echten digitalen Arbeitsplatz. Nur einzelne Fachanwendungen auf einer Arbeitsoberfläche zu aggregieren, ist dagegen der falsche Ansatz. Vielmehr brauchen die Mitarbeiter ein zentrales Informations-Cockpit, das für sie Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen in einen Kontext bringt, zusammenführt und übersichtlich aufbereitet.
