09.07.2019 | Blog Der Digitale Arbeitsplatz: Erfolgsfaktor Enterprise Search

Die Vorteile des Digitalen Arbeitsplatzes dürften mittlerweile allseits bekannt sein: Weil die Mitarbeiter jegliche technische Unterstützung haben, um ihre Arbeit kompetent sowie zeit- und ortsunabhängig ausführen zu können, sind sie nicht nur motivierter, sondern auch kreativer und produktiver.

Wenn es nur Vorteile gibt, warum ist der Digitale Arbeitsplatz dann nicht längst überall Realität? Laut einer Studie des Branchenverbandes Bitkom hatte im Jahr 2018 noch jedes dritte Unternehmen Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung. Die digitale Transformation schreitet voran, doch die Entscheidung für den Digitalen Arbeitsplatz muss die Unternehmensleitung bewusst treffen. Schließlich ist diese Entscheidung auch zunächst mit Investitionen in Hard- und Software-Lösungen verbunden. Damit sich diese Ausgaben bald amortisieren und der Digitale Arbeitsplatz in einem Unternehmen tatsächlich zum Erfolgsprojekt wird, ist es wichtig die Mitarbeiter mit ihren Bedürfnissen von Anfang an ins Boot zu holen, um die Akzeptanz zu gewährleisten.

Enterprise Search als plattformübergreifender Zugriff auf benötigte Daten

Digitale Arbeitsplätze ermöglichen Mitarbeitern einen sicheren Zugriff auf alle im Unternehmen benötigten Anwendungen und Daten - und das von jedem beliebigen Gerät aus. Ein wichtiger Teilaspekt ist das Thema „Enterprise Search“ oder „Universelle Suche“, das den Zentralisierungsgedanken bei einem Digitalen Arbeitsplatz massiv unterstützt. Es geht dabei darum, allen Mitarbeitern Informationen schnell, umfassend und rechtegeprüft zur Verfügung zu stellen. Es spielt dabei keine Rolle, ob die Informationen im Intranet oder in anderen Datenquellen des Unternehmens wie Fileservern, E-Mail-Systemen, Microsoft Office 365, Dokumenten-Management-Systemen oder der Cloud liegen. Das Stichwort dazu heißt laut Analysten „Unified Information Access.

Im Arbeitsalltag benutzt ein Mitarbeiter schließlich ganz unterschiedliche Applikationen für Kommunikation, Kollaboration, Wissensmanagement und Prozesse. Diese Applikationen sind oft nicht untereinander vernetzt, was zur Folge hat, dass die Informationen in einzelnen Datensilos liegen und nicht miteinander in Verbindung gebracht werden können. Enterprise Search ermöglicht als Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes einen plattformübergreifenden Zugriff auf die Unternehmensinformationen– natürlich nur für diejenigen Daten, für die der jeweilige Mitarbeiter berechtigt ist. Es dient sozusagen als zentrales Informations-Cockpit für alle Mitarbeiter.

Aufbau eines Digitalen Arbeitsplatzes im Intranet

Analystenunternehmen beschreiben es und unsere Projekterfahrung bestätigt es: Einen Digitalen Arbeitsplatz kauft man nicht – man baut ihn. In jedem Unternehmen muss die Umsetzung individuell auf die Anforderungen der Mitarbeiter ausgerichtet erfolgen. Die Vorteile des Digitalen Arbeitsplatzes greifen erst, wenn sich die Anwender in den für sie vorgesehenen Lösungen wiederfinden und sie darin einen echten Mehrwert sehen. Zunächst ist es wichtig, die Anforderungen genau zu definieren – am besten mit Key-Usern aus verschiedenen Abteilungen. Dann muss die technische Machbarkeit bezüglich der Integration anderer Applikationen geprüft werden.

Wie führt man nun einen Digitalen Arbeitsplatz im Unternehmen ein? Das Intranet eignet sich beispielsweise hervorragend für den Aufbau eines Digitalen Arbeitsplatzes und als Einstiegspunkt, denn es ist für jeden Mitarbeiter zugänglich und bietet globale Unternehmensinformationen. Vor allem ist es für die Mitarbeiter ein vertrautes Werkzeug - aufwändige Schulungen sind also nicht nötig.

In seinem Informations-Cockpit muss der Anwender zudem alle Bestandteile integriert haben, die er für seine persönliche Arbeit benötigt - also seine Aufgaben, seine Termine, seine Mails, seine Tools zur Teamarbeit, seine Suchfunktion nach Experten im Unternehmen und wichtigen Dokumenten im File-System und anderen angebundenen Quellen – ohne umständliches Wechseln zwischen den Programmen. Dabei ist es wichtig, dass der universelle Zugriff auf das Unternehmenswissen aus allen verwendeten Applikationen des Digitalen Arbeitsplatzes heraus gewährleistet wird. Unser Ansatz dazu heißt Universal Search. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter nicht nur alle für Ihn relevanten Informationen und Prozesse aus einer Plattform heraus ansteuern kann, sondern nach Möglichkeit aus allen Plattformen des Digitalen Arbeitsplatzes. Dazu entwickeln wir konsequent Portlets, Add-Ons und Plugins für die wichtigen Bausteine des Digital Workplace. Zu nennen sind hier beipielhaft Confluence, SharePoint bzw. Office 365, Outlook, Liferay, Wordpress oder andere Content Management bzw. ECM Systeme.

Beim Digitalen Arbeitsplatz für Anwenderakzeptanz sorgen

Suchen und Finden ist ein enormer Erfolgsfaktor bei der Einführung des Digitalen Arbeitsplatzes und sorgt für eine große Anwenderakzeptanz. Erfahrungen aus Kundenprojekten haben gezeigt, dass die frühe Konzeption einer übergreifenden Suche ein entscheidender Baustein für die erfolgreiche Einführung des Digitalen Arbeitsplatzes ist. Je mehr Datensilos, bzw. neue Systeme für den Digitalen Arbeitsplatz entstehen, desto weniger weiß man, wo die entscheidende Information aufzufinden ist, desto länger Zeit verbringt man mit Suchen, und leider auch: desto eher verwendet man für eine Entscheidungsfindung die falsche Information.

Ein weiterer wesentlicher Faktor ist, relevante Informationen nicht nur zu finden, sondern zu analysieren und zueinander in Beziehung zu setzen. Dies erfordert ein tiefes linguistisches Textverständnis der im Hintergrund laufenden Software und kann nur mit hochentwickelter KI-Technologie realisiert werden. Ziel ist es, Informationen von Mensch und Maschine zu augmentieren, das bedeutet, die besten Eigenschaften von Mensch und Maschine zu verknüpfen. Künstliche Intelligenz soll den Menschen nicht ersetzen, sondern bei seiner Tätigkeit optimal unterstützen.

Software ist am Ende dann nützlich, wenn Sie gerne verwendet wird. Auch wenn es erst einmal trivial klingen mag, ist das doch der entscheidende Vorteil des Digitalen Arbeitsplatzes: Dass Mitarbeiter schnell und gern von überall her auf vernetzte Informationen zugreifen können.