28.01.2025 | News Wenn die Baby-Boomer gehen, muss Software helfen
Der Fachkräftemangel ist jetzt schon an allen Ecken und Enden zu spüren – er wird sich aber bald noch erheblich verschärfen. Laut Institut der deutschen Wirtschaft (IW) werden bis zum Jahr 2036 fast 20 Millionen Erwerbstätige das Renteneintrittsalter erreichen und eine riesige Lücke in den Arbeitsmarkt reißen. Weil zu wenige junge Erwerbstätige nachkommen, kann diese Lücke nicht annähernd geschlossen werden.
Für Unternehmen und Behörden wird dadurch Wissensmanagement wichtiger denn je. Um den Mangel an Arbeitskräften abzufedern, müssen sie ihr Wissen systematisch sammeln, organisieren und es neuen und weniger erfahrenen Kollegen möglichst effizient zugänglich machen. Indem sie KI-basierte Tools für die Bereitstellung und Weitergabe von Informationen einsetzen und Wissen automatisiert verarbeiten, können sie zudem ihre unterbesetzte Belegschaft von Routineaufgaben entlasten.
Enterprise Search und das darin „verbaute“ Wissensmanagement bietet ihnen dafür ein schlagkräftiges IT-Tool. Suchsoftware ist heute mit modernsten Technologien einschließlich generativer KI ausgestattet, die Organisationen einen effizienten und effektiven Einsatz von Wissen ermöglichen. IntraFind, Spezialist für Enterprise Search und KI, zeigt auf, wie Unternehmen und Behörden damit die Folgen des Fachkräftemangels abmildern können.
1. Einfachen Zugang zu Unternehmenswissen eröffnen. Wie beantrage ich Urlaub, wie muss ich meine Reisekosten abrechnen, wie kann ich ein Notebook bestellen? Wenn Organisationen Suchsoftware in ihr Intranet-Portal integrieren, können auch neue Mitarbeitende unkompliziert Dokumente finden, in denen sie Antworten auf Fragen rund um ihren Arbeitsalltag erhalten. Conversational Bots sind heutzutage Bestandteil moderner Enterprise Search und ermöglichen etwa Personalabteilungen, Mitarbeitenden Informationen einfacher im Self-Service zugänglich zu machen. Sie stellen ihre Fragen in natürlicher Sprache und erhalten die Antworten ebenfalls in natürlicher Sprache. Auch fürs Onboarding ist ein dialogfähiger Bot, gefüttert mit Unternehmenswissen, ein ideales Hilfsmittel.
2. Einfachen Zugang zu Fachwissen eröffnen. Im Kundendienst von Unternehmen oder im Bürgerservice von Behörden beispielsweise kann der KI-Bot als Bestandteil der intelligenten Suche eingehende Anfragen mit früheren Fällen vergleichen und den Mitarbeitenden passende Problemlösungen vorschlagen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, intelligente Chatbots im Kunden- und Bürger-Service einzusetzen, die einfachere Anfragen komplett autonom beantworten. Chatbots können auch interne Wissensmanagement-Tools wie ein Unternehmenswiki optimieren, indem sie Mitarbeitenden beispielsweise Detailfragen zu Produkten beantworten.
3. Mitarbeitende von Routineaufgaben entlasten. Chatbots vermitteln nicht nur Wissen einfach und schnell, sie nehmen den Mitarbeitenden zusätzlich Standardaufgaben ab, wie immer wiederkehrende einfache Anfragen zu beantworten. Das kann Enterprise Search aber auch noch an vielen anderen Stellen, indem sie etwa Dokumente oder Texte aus Trefferlisten zusammenfasst. Behörden können einen Vermerkassistenten implementieren, der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern bei der Erstellung von Aktenvermerken unterstützt. Er fasst einen Sachverhalt zusammen, während die Beurteilung und abschließende Bewertung weiterhin in der Verantwortung der Sachbearbeitenden liegen.
„In Zeiten des demografischen Wandels und des Fachkräftemangels führt an einem effizienten Wissensmanagement kein Weg mehr vorbei“, erklärt IntraFind-Vorstand Franz Kögl. „Enterprise Search beinhaltet heute nicht nur smarte Suche, sondern auch die Dialogfähigkeit mit den Unternehmensdaten und deckt sehr viele Aspekte von modernem Wissensmanagement out of the box ab. Für die Digitalisierungsbemühungen unserer Wirtschaft kommt dieser Technologie eine Schlüsselrolle zu.“
