1. Erstellen Sie einen überzeugenden Business Case
Ein überzeugender Business Case mit einer ROI-Betrachtung und einer klaren nutzenorientierten Begründung des „Why“ ist für eine erfolgreiche Einführung einer Enterprise Search-Software im Unternehmen entscheidend. Er hat zum Ziel, Mitarbeiter und Entscheidungsträger durch Daten und Fakten zu überzeugen, und zu Verbündeten zu machen.
Versuchen Sie daher möglichst viele Kosten und Nachteile im Unternehmen zu identifizieren, die durch die gegenwärtige Suche nach Daten und Informationen entstehen. Wo gibt es Unzufriedenheit mit der aktuellen Situation? Wo drückt der Schuh bei der täglichen Erfüllung der Aufgaben am meisten? Hat der Kundenservice beispielsweise Probleme, Kundenanfragen ausreichend schnell zu bearbeiten? Haben Mitarbeiter im Vertrieb Schwierigkeiten, Interessenten individuelle Lösungen anzubieten und verschwenden zu viel Zeit beim unproduktiven Zusammensuchen von spezifisch erforderlichen Unterlagen?
Zeigen Sie anschließend auf, wie sich mit einer modernen Enterprise Search-Software Zeit und Kosten einsparen lassen. Gehen Sie dabei auch auf mögliche Herausforderungen bei der Softwareeinführung ein und wie sich diese bewältigen lassen.
2. Wägen Sie zwischen einer Cloud und On-Premises Implementierung ab
Im Vor-Cloud-Zeitalter war die Implementierung und der Betrieb von Softwarelösungen On-Premises selbstverständlich. Heute geht der Trend in Richtung Cloud und diese Betriebsform wird immer mehr zum Standard. Gut geeignet ist eine Enterprise Search-Lösung in der Cloud für Unternehmen, die bereits große Datenmengen in standardisierten Cloud-Lösungen wie Office 365 vorliegen haben.
In bestimmten Fällen kann ein On-Premises Betrieb der Enterprise Search-Lösung für ein Unternehmen jedoch Sinn ergeben. Zum Beispiel dann, wenn die anzubindenden Anwendungen stark individualisiert sind oder es die Unternehmens-Policy vorgibt, dass Daten das eigene Rechenzentrum nicht verlassen dürfen.
Eine wichtige Rolle bei der Entscheidung werden also in der Regel der Ort der Datenquellen und Ihre IT-Strategie spielen. Ein kompetenter Partner an Ihrer Seite, der sich zuvor mit Ihrer individuellen Situation vertraut gemacht hat, kann Sie bei der Wahl des Betriebsmodells optimal unterstützen. Unabhängig von der Implementierung muss die Lösung Datenquellen aus beiden Welten anbinden und durchsuchen können.
3. Nehmen Sie das Change Management ernst
Change Management gehört bei der Einführung neuer Software zu den wichtigsten Aufgaben. Wenn Mitarbeiter die neue Lösung nicht nutzen und ihre Arbeit weiter wie gewohnt verrichten, ist ein Scheitern vorprogrammiert.
Daher ist es wichtig, vor der Einführung einer Enterprise Search-Software für eine transparente Kommunikation zu sorgen und Mitarbeiter sowie andere Beteiligte im Unternehmen bestmöglich zu informieren und zu befähigen, das neue Tool ohne Hürden zu nutzen. Das sollte eng getaktet mit der Einführung erfolgen. Auch sollten Möglichkeiten für ein schnelles und unkompliziertes Feedback seitens der Beteiligten sowie einen offenen Austausch geschaffen werden.
4. Achten Sie auf den Funktionsumfang
Eine wichtige Aufgabe bei der Auswahl einer Enterprise Search-Software ist es, sich für eine Software mit dem richtigen Funktionalitätsumfang zu entscheiden.
Ist der Funktionsumfang zu gering, besteht die Gefahr, dass man nicht das volle Potenzial der Software ausnutzt und nicht die anvisierten Kosteneinsparungen realisiert. Auch wenn Unternehmen zunächst nur eine oder wenige Datenquellen anbinden möchten, sollte die Software mit den Anforderungen eines starken Datenwachstums in der Zukunft umgehen können. Es darf keine Schwierigkeiten bereiten, weitere Datenquellen anzubinden, die sich erst im späteren Projektverlauf als relevant herauskristallisieren.
Zudem sollte sie den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeiter gewachsen sein – von den Mitarbeitern, die die Suche mit minimalistischer, intuitiv zu bedienender Benutzeroberfläche verwenden bis hin zu den Wissensarbeitern, die erweiterte Möglichkeiten, wie das Trainieren von künstlicher Intelligenz nutzen wollen. Nur wenn Sie die Bedürfnisse aller Mitarbeiter berücksichtigen, erhalten Sie Akzeptanz der Software im Unternehmen.
5. Machen Sie sich Gedanken über die Nachbetreuung
Auch wenn die Nachbetreuung oft vernachlässigt wird, kann sie für den langfristigen Erfolg einer Softwareeinführung unabdingbar sein. Daher sollten verfügbare Updates und Upgrades regelmäßig geprüft und bedarfsweise installiert werden. Es kann sinnvoll oder sogar erforderlich sein, die Enterprise Search-Software im Laufe der Betriebszeit immer wieder anzupassen. Ein Grund dafür können Anforderungen sein, die sich im Laufe der Nutzung neu ergeben und die anfangs nicht berücksichtigt wurden.
Ein guter Enterprise Search-Software Anbieter wird Sie bei allen oben diskutierten Punkten optimal unterstützen. Es gibt noch weitere Aspekte, die bei der Einführung einer Enterprise Search-Lösung beachtet werden sollten. Lesen Sie dazu unseren eigens dafür erstellten Guide mit einer Checkliste.
