Die IT-Abteilung einer Organisation, die ihre Daten mit NetApp Storage-Lösungen verwaltet, hat sich aus bestimmten Gründen dafür entschieden: Die NetApp Storage-Lösungen sind besonders leistungsfähig, robust, bieten hohe Sicherheit und sind perfekt für große und wachsende Datenmengen geeignet. Unternehmen und Behörden können damit mehrere Milliarden von Dokumenten managen.
Gerade, weil sich mit NetApp Storage-Lösungen so viele Daten verwalten lassen, stellt sich für die IT-Verantwortlichen die Frage: Welche Möglichkeiten gibt es, diese immensen Dokumentenmengen so zu durchsuchen, dass Mitarbeiter die benötigten Informationen mit wenigen Klicks zur Verfügung haben?
Die Herausforderung ist dabei Folgende: Mit der Zeit sammeln sich immer mehr Daten auf den Fileshares an. Ist ein Mitarbeiter auf der Suche nach einem bestimmten Dokument, muss er genau wissen, in welchem Verzeichnis es zuvor abgelegt wurde. Hat der Mitarbeiter das Dokument dann gefunden, kann er trotzdem nicht sicher sein, ob der Inhalt für seine Arbeit überhaupt relevant ist. Denn wenn ein anderer Kollege aus der Abteilung das Dokument in der Zwischenzeit bearbeitet und aktualisiert hat, bekommt der Nutzer davon nichts mit und arbeitet mitunter mit einer Datei, die längst veraltet ist.
Was kann die Lösung für diesen Use Case sein? Das Speicherbetriebssystem ONTAP unterstützt verschiedene Client-Protokolle wie z.B. NFS, SMB, etc. So können User z.B. über Windows (SMB) oder Linux (NFS) auf Dateien in NetApp ONTAP zugreifen.
So weit so gut: Damit ist es etwa möglich über den Windows Explorer im Dateisystem zu navigieren und sich von einem Ordner zum nächsten zu bewegen. Es ist auch möglich, nach Dateien zu suchen, allerdings durchläuft die Suche dabei jeden einzelnen Dateiordner. Daher kann es bei vielen Ordnern extrem lange dauern, wenn der Verzeichnisbaum rekursiv von oben nach unten durchlaufen werden muss – das Speicherbetriebssystem verfügt eben über keinen Index oder Katalog aller Dateien, der durchsucht werden kann.
Wenn Petabyte von Daten im Spiel sind, ist die Suche nach einer bestimmten Datei bei NetApp ONTAP mit den bestehenden Mitteln eigentlich nicht möglich. Aus diesem Grund braucht es Alternativen.
Die IT-Abteilung unserer Beispielorganisation stellt bei ihrer Recherche nach Lösungsmöglichkeiten fest: Die einzige wirkliche Alternative ist es, die Daten mit einer KI-basierten Enterprise Search Software zu indizieren, die alle Änderungen im Dateisystem in Echtzeit über einen Push-Konnektor synchronisiert. Das ist die einzige Möglichkeit, um nicht nur strukturelle Metadaten (z.B. Name, Typ, Autor, etc.), sondern auch semantische Metadaten (KI-Klassifikationen) zu durchsuchen und zudem mit einer Volltextsuche ganze Dateien in NetApp zu durchforsten.
Mit der Enterprise Search Software iFinder NetApp Search können IT-Abteilungen auf eine einfach zu implementierende Lösung zurückgreifen und Mitarbeitern einen unkomplizierten Zugriff auf arbeitsrelevante Dokumente ermöglichen – und zwar aus Petabyte von gespeicherten Daten.
Viele Organisationen und deren IT-Abteilungen, die NetApp-Storage einsetzen, schätzen die technologischen Möglichkeiten der iFinder NetApp Search. So hat eine deutsche Behörde mit Aufgaben aus dem Sicherheitsbereich beispielsweise knapp 300 Millionen Dokumente an die Suchlösung angebunden, eine große internationale Universität sogar 6 Milliarden Dokumente. Die Suche funktioniert zuverlässig – zum einen, wenn es um die Anbindung immenser Dokumentenmengen geht und zum anderen, wenn Tausende von Nutzern gleichzeitig auf das System zugreifen.
Die Nutzer bekommen von den mächtigen Abläufen im Hintergrund der Software nichts mit, sondern sehen nur die schnellen, stets aktuellen Ergebnisse. Über ein simples Suchfeld erhalten sie relevante Treffer, die sie durch passende Filter weiter eingrenzen können, wie sie es zum Beispiel auch aus Onlineshops kennen. Lange Dokumente müssen sie nicht erst mühsam durcharbeiten, sondern sehen bereits in der Vorschau der Treffer-Dateien die entsprechenden Textstellen mit ihrem Suchbegriff farblich markiert. So finden sie mit wenigen Klicks die relevanten Informationen, die sie gerade für ihre Arbeit benötigen.
Für diese relevanten Treffer sorgen die tiefgehenden linguistischen Funktionen der Software, die beispielsweise auch Ableitungen der Wörter, Synonyme, Morpheme (kleinste eigenständige Worteinheiten) und Phrasen mit ähnlicher Bedeutung berücksichtigt. Auch Eigennamen von Personen, Orten sowie Organisationen erkennt das Tool, dessen linguistische Analyse über 30 Sprachen unterstützt. Zudem sorgt eine KI-basierte Metadatensuche mit automatisierter Ergänzung von Metadaten für relevante Suchergebnisse. So lassen sich beispielsweise im Rahmen einer DSGVO-Analyse mühelos große Datenmengen in NetApp Storage-Systemen nach personenbezogenen Daten durchsuchen.
Die IT-Abteilung einer Organisation muss nicht warten, bis der Wunsch einer Fachabteilung an sie herangetragen wird, Informationen schneller finden zu können. Wenn die IT eine Lösung, wie den iFinder NetApp Search proaktiv ins Spiel bringt, werden alle dankbar sein – die Nutzer für die schnellen Ergebnisse und die Unternehmensleitung für die gesteigerte Effizienz der Mitarbeiter.
Letztendlich greifen hier zwei professionelle Lösungen ineinander: die NetApp Storage-Lösung, die es der Organisation und ihrer IT-Abteilung ermöglicht, Milliarden von Dokumenten zu speichern und zu managen und die iFinder NetApp Search, die es Mitarbeitern ermöglicht aus diesen Datenmengen schnell die eine relevante Information zu finden, die sie gerade für ihre Arbeit brauchen.
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt benötigen Mitarbeiter sicheren, schnellen und einfachen Zugriff auf relevante Informationen, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen. Die Integration von Enterprise Search-Lösungen wie iFinder in NetApp Storage-Systeme kann das Sucherlebnis erheblich verbessern, da sie blitzschnelle Volltextsuchen, erweiterte Linguistik-Unterstützung, Indizierung in Echtzeit und zuverlässige Sicherheitsfunktionen bietet. IT-Abteilungen, die proaktiv in solche Lösungen investieren, können mit einer Steigerung der Mitarbeiterproduktivität und -zufriedenheit rechnen, da sie den Anwendern das Auffinden und den Zugriff auf die benötigten Informationen erleichtern. Das ist auch messbar im Sinne einer ROI-Kalkulation. Kommen Sie dazu gerne auf mich zu.
